7 dolog, ami ronthatja a folyamataid!

Share on facebook
Share on linkedin

A cégek testét átszövő hálót, mely nélkül széthullana és működésképtelenné válna, az egymással kapcsolatban álló, akár több száz céges folyamat alkotja. Bárhol is üti fel a fejét a hiba ebben a hálózatban, az gyakran dominó-effektusként dönti be a kapcsolódó területek folyamatait, és hatását a legrosszabb esetben az ügyfeled is megérezheti, ha a hibát nem veszitek észre időben. Érdemes ezért ismerni azokat a tipikus hibákat, melyek elkövetésével gyengítjük a hálózatot alkotó elemeket, így azok elkerülhetővé válnak.

A folyamatokról általában

A folyamatok célja nem más, minthogy közösen hordozzák azt a tudást, melyet a kollégák hasznosnak, kifizetődőnek véltek a cég fennállása alatt, akár a saját munkájukról, akár a vevő kiszolgálásáról volt szó (külső- és belső vevő esetén egyaránt). A standardizált folyamatok meglétének egyik legnagyobb előnye, hogy általuk a minőség, az erőforrásigény és a feladatok átfutási ideje megjósolható, és így jól kézben tartható.

A folyamatokról és azok fejlesztéséről bátran kijelenthető, hogy kulcsfontosságúak a cégek életében, mivel nélkülük nehéz, ha nem lehetetlen sikeresnek maradni és növekedni. Gyakran látható – főleg kisebb cégeknél, bár a nagyok sem kivételek -, hogy a csak a start és a cél ismert, és mindenki másképp jut el egyik pontból a másikba, így kiszámíthatatlanná téve, hogy ki, mikor és milyen eredménnyel köt ki a célban.

Éppen ezért nagy hangsúlyt érdemes fektetned arra, hogy megfelelően alakítsd ki, dokumentáld, oktasd és tartsd karban a folyamataidat. A megfelelő felépítés/dokumentálása azonban összetett dolog tud lenni, így lássunk 7 dolgot, melyet érdemes szem előtt tartanod.

Ahány cég annyi folyamat, így egy olyan hétköznapi példát hívok segítségül, ami ugyanolyan folyamatleírásként viselkedik, mint amelyek a Te cégedben is fellelhetőek: a receptet.

A folyamatleírások buktatói

Ha van egy recepted, abban minden hozzávaló és követendő lépés megtalálható ahhoz, hogy nagy valószínűséggel el tudj készíteni egy finom ételt, legyél bármilyen képzetlen is a főzésben. Ugyanez igaz kell legyen a céges folyamataid leírására. Egy teljesen új kolléga is viszonylag könnyen, minimális segítséggel el kéne tudja végezze a folyamatot egy jó leírás alapján, a megfelelő információk, eszközök és anyagok meglétében.

Persze a tapasztaltabb kollégáidnak is ugyanilyen jól jöhetnek ezek a folyamatleírások, hiszen ha egy-egy adott feladatot csak ritkán kell elvégezni, akkor nehéz minden részletére emlékezni. Ilyenkor jó, ha van ami emlékeztet, hogy legutóbb hogyan sikerült elérni az elvárásokat. Akárcsak a nagymamától örökölt karácsonyi süti receptek esetén.

A folyamtleírások során a helyzet nem egyszerű, hiszen számos kérdés felmerül mind a hozzávalók, mind a folyamat kapcsán, így sajnos egy rossz folyamatleírással nem garantálható az eredmény. Főleg ha azt is figyelembe veszed, hogy különböző képességű embereknek is ugyanolyan eredménnyel kell végezni a folyamatot. Lássuk mik lehetnek a buktatók:

1, Információ vagy anyaghiány

Mi van például, ha a recept elején található összetevőknél csak azt írják: liszt? Kenyérlisztet vagy teljeskiőrlésűt válassz? Rozsliszt is jó, vagy csak a búzaliszt?

A céges folyamatoknál ugyanilyen helyzetet generál, amikor például valaki egy ismeretlen rövidítéssel találja szembe magát, vagy nem tudja megmondani, hogy mikor éri el a folyamat tárgya a “megfelelő” szintet/állapotot, vagy hogy honnan kéne behoznia egy aktuális adatot.

A konkrétumok hiánya nagyban tudja rontani egy folyamat stabilitását, így érdemes hivatkozásokkal, konkrét értékekkel segítened a folyamatleírás majdani olvasóját.

2, Helyettesítési lehetőségek nem tisztázottak

Mi van, ha allergiás vagy az étel egyik összetevőre, vagy mondjuk csak nincs épp kéznél egy ritka alapanyag? Kiválthatod a mézet cukorral? Ha igen, akkor abból mennyit használj? Kell esetleg mást is cserélni ez esetben, vagy jobban ügyelni egy lépésnél?

Hasonló a helyzet, mikor nem tisztázott, hogy egy weboldal vagy hirdetés grafikai elemeinél el lehet térni például a preferált betűtípustól, ha az rontja a designt? Ha igen, mely betűtípusok használhatóak még? És a színekkel mi a helyzet?

Mind-mind olyan kérdés, melyet ha előre tisztázunk, akkor gyorsíthatjuk a folyamatot.

3, Nem megfelelően definiált eszköz

Te is jártál már úgy, hogy a főzés félidejében kétfelé kellett öntened a készülő ételt, mert nem volt elég nagy az edény, amivel nekivágtál a gasztronómiai kalandodnak?

Egy szoftverfejlesztésnél kicsit nagyobb problémát tud okozni, ha például nincs definiálva, hogy milyen környezetben kell működjön a program, és pl. Windows 10-re fejlesztenek le valamit, miközben a későbbi környezetében csak Windows 7 áll rendelkezésre.

Érdemes tehát már a folyamat elején tisztázni, hogy pontosan mely eszközök részei a folyamatoknak.

4, Beállítások nem egyértelmű definiálása

Ha azt írják, hogy 200°C-on süsd 20 percig az ételt, akkor az minden sütőre igaz, vagy csak a spéci légkeverésesre?

És ha csak annyit ír egy szerelési utasítás, hogy teszteljük le a gépet, akkor honnan tudjuk, hogy a gépcsaládra vagy minden altípusára van e külön beállítás? Az 1. ponthoz hasonlóan itt is érdemes tisztázni, hogy milyen feladathoz, milyen pontos beállítások szükségesek.

5, Magától értetődő minden nem leírt lépés?

Sót és borsot általában akkor is tenned kell a húsra, ha nem írják… Neked csak akkor jut eszedbe, mikor már a tálalásnál jár a recept? Pech.

Érdemes feltenni a kérdést, hogy van e olyan alapállapot, melyet el kell érni a folyamat indítása előtt? Például CNC gépek esetén fontos a szerszámok használtbavétele előtt bemérni azokat, így megelőzhető egy rossz megmunkálás, a szerszám vagy akár a gép törése.

Ha ezek a lépések nem mindneki számára egyértelműek, akkor fontos, hogy bekerüljenek a folyamat leírásába.

6, Honnan tudjuk, hogy megfelelő-e az elvárt eredmény?

Ha nem tudod mi a végcél, akkor nehéz biztosnak lenned abban, hogy sikeresen végezted el a feladatod. Ha például nincs kép a recepthez, akkor egy fokkal nehezebb dolgod lesz, mikor meg kell állapítani, hogy vajon azt sikerült-e összehoznod, amit leírtak benne.

Ugyanígy segítség lehet, ha például egy formanyomtatványhoz egy minta is rendelkezésre áll, így a mintán szereplő adatok segíthetnek a szükséges adatok jobb beazonosításában, így minimalizálható a kitöltés során bekövetkező hibák száma.

7, Hibák javítási lehetőségei

Mi van akkor, ha túl sűrű/híg/száraz/csípős/… lesz az étel? Menthető még a helyzet, vagy inkább add fel és rendelj valamit?

Mi történik, ha például egy szerelés előtt kimarad egy lépés? Megbontható még a termék, hogy elvégezzük a hiányzó lépést, vagy muszáj selejtezni azonnal, mert a vevő nem engedélyezi a javítást? Ne bízd a véletlenre a döntés kimenetelét, inkább írd le a teendőt a jellemző hibák esetén, amíg ki nem találod a hosszú távú megoldást.

Konklúzió

Láthatod tehát, hogy bár egyértelműnek tűnhet egy folyamat, mégis sok mindenre kell kiterjedjen a leírása, ha biztosítani szeretnéd a várt végeredményt. Az összetevők, lépések, korrigálási lehetőségek és korlátok definiálása mind hozzájárulnak ahhoz, hogy az elvárt minőség garantálható legyen.

Fontos azonban az egyensúlyt is megtartani az észszerűség jegyében. Nem szükséges/szabad minden apró részletre kitérni, hiszen ha egy lexikont tartunk mindenhol a folyamatok leírásáról, már a látványa is ijesztő lesz, és jó eséllyel nem fogja elolvasni senki.

A lényeg, hogy a józan ész határain belül foglaljuk össze a legfontosabb tudnivalókat a fenti 7 pont figyelembe vételével, így ha valami nem teljesen egyértelmű, akkor mindig lesz hova segítségért fordulni.

Ha pedig már egyszer sikerült jól definiálni a folyamatot, akkor annak betartását meg is kell követelni. És mivel folyamatosan változnak az igények, érdemes szem előtt tartanod, hogy hogyan fejleszthetőek tovább a folyamataid, hogy jövőállóak maradjanak.

A borítókép forrása: Link

Oszd meg a bejegyzést ismerőseiddel

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Kovács Gergely

Kovács Gergely

Az Office Booster alapítója, megszállott hatékonyság hajszoló, és jelenleg is aktív projektvezető vagyok.
A több, mint 60, multis és internacionális, gyártói környezetben végzett kisebb-nagyobb projektem során azt vettem észre, hogy a dolgozók gyakran túlzottan is leterheltek, ami a cégek céljainak elérését nagyban megnehezíti.
Célom, hogy segtíséget nyújtsak a folyamatok hosszútávú fenntarthatósága és fejlesztése kapcsán, így támogatva a céges célkitűzések elérését, és egy emberibb munkakörnyezet kialakítását.
Mert mindenki megérdemli, hogy szeresse a munkáját!

Olvass tovább