Folyamatos sikerek vagy sikeres folyamatok?

Share on facebook
Share on linkedin

A naponta elvégzendő folyamatok talán nem tűnnek túl fontosnak, sőt gyakran feleslegesnek és idegesítőnek bélyegezzük őket, pedig ezek a sikerek alapjai. Hiszen minden, amit teszünk, legyen az kis vagy nagy dolog, jó esetben hozzájárul ahhoz, hogy a vevőinket segítsük, vagy a cég hatékonyságát javítsuk.

Miben segítenek Neked a jól kialakított és dokumentált, vagyis standardizált folyamatok?

Röviden abban, hogy ezek adják a sikerhez vezető utat, mivel a standard folyamatok azon utasítások összeségei, melyeket ha követünk, garantált az üzleti célt támogató, kiváló végeredmény. A célok megváltozása esetén is a standard folyamatainkat változtatjuk meg oly módon, hogy azok támogassák az új cél elérését. De  mégis hogyan teszik ezt lehetővé? Ebben a bejegyzésben erről beszélünk röviden.

Az ismételhetőség előnyei

Minden folyamatot akárhányszor megismételhetsz, míg a végrehajtásához szükséges erőforrások rendelkezésre állnak. Amíg teljeskörűen betartod a folyamatot jogosan feltételezheted, hogy az mindig azonos erőforrásigénnyel fog rendelkezni, és  biztos lehetsz benne, hogy a termék/szolgáltatás minősége állandó szinten marad.

Ez a kiszámíthatóság mind a vevők megtartása, mind a dolgozók, mind az üzletmenet szempontjából rendkívül előnyös.

Gondolj csak bele, hogy bárhol mész be egy étterem- vagy kávézólánc üzletébe, ha elégedett voltál az ott tapasztaltakkal, akkor legközelebb is szívesen fogod őket választani egy másik városban is, mert tudod, hogy ugyanazt a minőséget várhatod el.

Dolgozói oldalon pedig, ha átlátod hogyan működnek a folyamatok, kevesebb hibát vétesz. Ha hibázol, akkor pedig egyszerűbben megtalálhatod/megtalálhatjátok hol és mi miatt történt ez, vagyis könnyebben és gyorsabban lehet korrigálni.

A bejáratott, jól bevált folyamatok másik előnye, hogy azokat könnyen kiterjesztheted a cég más osztályaira is, így közösen profitálhat belőle mindenki. Ráadásul így egyre többen fejlesztik a közös folyamatot, melynek eredményét egyre többen élvezhetik.

Folyamatokat támogató dokumentumok

Az egyes folyamatokat indító formanyomtatványok célja, hogy a későbbi teendők szempontjából lényeges információkat összegyűjtsék. Így megelőzhető, hogy a hiányzó információk miatt újra ás újra elakadjon a folyamat, így gyorsul az átfutási idő. 

Hasonlóan az ellenőrzőlistákat is felfoghatjuk egyfajta folyamatutasításként, hiszen ezek biztosítják, hogy ne felejts el semmi lényeges dolgot, így garantálva a feladat sikeres elvégzését.

Az onboarding támogatása

A jól definiált folyamatok másik nagy előnye, hogy azokat bárki végre tudja hajtani.

Ha például új kollégát köszönt a csapatod, akkor nagyon gyorsan el tud jutni arra a szintre, hogy önállóan dolgozhasson, korán meglehetnek az első sikerei, és a csapat is gyorsabban jut a tőle várt segítséghez.

Az első munkahelyemen újoncként a senior kollégáimat kellett követnem betanulás gyanánt. Kb. 1,5 hónap után szedtem össze annyi folyamatismeretet, hogy önállóan végezhettem feladatot. Fél évvel később a következő munkatársat már én készítettem fel a folyamatok teljeskörű, céltudatos bemutatásával és – igaz, kezdetleges szintű, de – dokumentálásával az első hetén. A rákövetkező héten már olyan feladatot adtam át neki, mint amit én végeztem a kollégák 1,5 hónapos követése után. És mivel nála volt a folyamatleírás, szinte segítséget is alig kellett kérnie.

Ennyit jelent, hogy ha egy folyamatra rá kell jönni, vagy ha tömören és gyorsan át lehet adni. A jól dokumentált folyamataid tehát nagyban hozzájárulnak a dolgozóid és így a csapatod/céged sikerességéhez is!

A folyamatok fejlesztése

Jellemzően két dolgot fejleszthetsz a cégen belül, hacsak nem teljesen új területre terjeszkedsz.

Az erőforrásaidat tudod növelni (gépeket vásárolni, embereket felvenni), vagy a folyamataid fejleszteni. Az előbbi általában nagyobb befektetést igényel, és sajnos nem is hozza meg mindig a várt eredményt, sőt gyakran új problémákkal és/vagy további költségvonzattal jár.

A folyamatfejlesztés szintén nincs ingyen, hiszen munkát igényel, de legtöbbször egy-egy ésszerűsítés a folyamatokban nagyobb befektetések nélkül is rendkívül látványos növekedést tud előidézni, sőt akár nyugodtabb munkakörnyezetet is. Ahhoz azonban, hogy egy folyamatot fejleszthess, először standardizálnod kell a lépéseit. Gondolj bele, hogy ha csupán a feladat célját adod át az embereidnek, de azt nem mondod el nekik, hogyan érjék azt el, akkor mindenki másképp próbálja majd megoldani.

Persze ez is előnyös lehet bizonyos szituációkban (pl. brainstorming), de hosszú távon semmiképp nem fejleszthető így egy folyamat, mivel nehéz megtalálnod, hogy a különböző végrehajtási módoknak mik az előnyei és hátrányai, így nem is látod a fejlesztendő gyengeségeiket.

Egy standard folyamat esetén azonban könnyebben észlelhetőek a folyamat hibái, így a folyamat fejleszthetővé válik.

Konklúzió

Érdemes tehát minél inkább a folyamatok standardizálására törekedned, hiszen így mind a dolgozóid (beleértve saját magad is), mind a vevőid élményét javítod.

Mindemellett pedig megalapozod a fejlődés lehetőségét, ami az üzleti sikereid fenntartásához fog közelebb vinni Téged!

A borítókép forrása: Link

Oszd meg a bejegyzést ismerőseiddel

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Kovács Gergely

Kovács Gergely

Az Office Booster alapítója, megszállott hatékonyság hajszoló, és jelenleg is aktív projektvezető vagyok.
A több, mint 60, multis és internacionális, gyártói környezetben végzett kisebb-nagyobb projektem során azt vettem észre, hogy a dolgozók gyakran túlzottan is leterheltek, ami a cégek céljainak elérését nagyban megnehezíti.
Célom, hogy segtíséget nyújtsak a folyamatok hosszútávú fenntarthatósága és fejlesztése kapcsán, így támogatva a céges célkitűzések elérését, és egy emberibb munkakörnyezet kialakítását.
Mert mindenki megérdemli, hogy szeresse a munkáját!

Olvass tovább