5 jel, hogy ellenünk fordultak a folyamataink

Share on facebook
Share on linkedin

Ahogy a receptes példa is mutatta, sok buktatóval találhatod magad szembe még egy egyszerűbb folyamatnál is, így nem feltétlenül a várt eredményt kapod, és siker helyett csalódás fog érni. Onnan pedig, ahol sok csalódás éri az embert, a legtöbben előbb-utóbb elmenekülnek.

Ez ugyanúgy igaz lehet Rád, az alkalmazottjaidra és a vevőidre.

Hogyan ismerhetőek fel ezek a rossz folyamatok? Adok pár tippet!

1, Nem megfelelő folyamatleírás

Ha a folyamat leírása nem tartalmazza a lényeges részleteket, akkor sok kérdés marad tisztázatlan, ami a folyamat tanulását meg fogja nehezíteni, és sok hibázással jár. A betanulás így sokkal gyötrelmesebb, hosszabb, mivel nincs támasza az embernek egy kérdéses szituációban, és mások után kell rohangálnia a válaszokért.

Ha például egy szerelősoron csak szövegek írják le a folyamatot, és Neked ez alapján kell összeszerelned egy terméket, akkor kemény nap elé nézel. Új emberként valószínű még nem ismered a szakzsargont, nem ismered az alkatrészeket, szerszámokat, stb. így nehezen fogod tudni végrehajtani a feladatot.

Ha pedig még azt sem látod, hogy mi is lenne a várt végeredmény, akkor pedig végképp el leszel veszve, csak találgathatod, hogy jó-e, amit csináltál.

Ugyanígy ha egy 300 oldalas leírást kapsz, hirtelen azt sem tudod mit kezdj a rengeteg információval, és ugyanúgy eltanácstalanodhatsz.

Ez csak egy példa, de jó eséllyel minden iparban találkoztál már Te is hasonló helyzettel, mikor még a feladat sem volt világos, nemhogy a végrehajtásának a módja.

2, Túlbonyolított folyamatok

Ha egy komplex folyamatszörnyeteget szabadítanak a szervezetre, az gyakran kedvet ad az embereknek a kiskapuk keresésére, így érdemes a folyamatot a lehető legegyszerűbben tartani.

Egy korábbi munkahelyemen egy egyoldalas igénylőt webes környezetbe helyeztek át „simplification” jelszóval.

A többi osztály érintettjei (vagyis mi, a vevők) sajnos nem kerültek bevonásra, így egy olyan folyamatot hoztak létre, ami nem felelt meg a valós elvárásoknak, cserébe kétszer annyi időbe telt az igénylés leadása, mivel sokkal körülményesebb lett a rengeteg adatbevitel miatt.

Ráadásul a tapasztalat azt mutatta, hogy a kivitelezők a feltöltött adatokat szinte soha nem használták, így ugyanúgy mindent a helyszínen egyeztettünk le, mint régen.

Tehát sikerült elbonyolítani a rendszert, ami így több és lassabb munkát eredményezett.

3, Nem ismert folyamatok

Gyakori eset az is, hogy egy ősrégi, ritkán fejlesztett folyamatot már mindenki természetesnek vesz, így az új dolgozókat senki nem is tájékoztatja róla.

Legyen szó arról, hogy egy szabadságigényt nem elég csak digitálisan elküldeni, hanem szabadság tömböt is kell használni, vagy arról, hogy van ötletláda folyamat a cégben, de nem tájékoztatják róla az új belépőket.

Ezek mind olyan dolgok, melyek folyamatos kellemetlenségeket, vagy a fejlődés kihagyott lehetőségét hordozzák.

4, Folyamat-túlterheltség

Ha túl sok folyamatot akasztunk az emberekre, az is a folyamatok hibás kivitelezéséhez, és a dolgozók kiégéséhez vezet. Ez fakadhat a folyamatok komplexitásából és/vagy az azokra fordítandó időből is.

Minden ember ideje, energiája és figyelme véges, így muszáj féken tartani az egy emberre jutó folyamatok számát, mert nem lesznek képesek mindet végrehajtani. És akkor priorizálni kezdenek, akár maguktól is…

Ha nincs lehetőség megszabadulni tőle, hatékonyabbá kell tenni a folyamatot amennyire csak lehet, hogy minél kevesebb időt igényeljen az elvégzése. Ha valóban nem törölhető el, a legjobb megoldás természetesen az automatizálás.

5, Mindenki folyamata

Ha túl sok a résztvevő a folyamatban, az az egyik legnagyobb hatékonyságromboló egy folyamatban.

Ilyenkor gyakran átláthatatlanná válik, hogy hol tartanak a feladatok, és már szinte projekt szinten kell kezelni egy engedélyezést, ami 4-5 osztályon is keresztül fut. Arról nem is beszélve, hogy az embereknek mennyi energiája megy el ezek követésére, és a folyamat életben tartására.

Biztos, hogy a legfelső szinten kell minden apró módosítást jóváhagyni? Biztos minden osztályon végig kell futnia egy engedélyezésnek? Az ilyen agyonbiztosított folyamatok nagyon lelassítják egy szervezet működését, ráadásul gyakran indokolatlanul.

Ha felülvizsgáljuk, és átszervezzük a folyamatokat, hogy abban valóban csak a szükséges résztvevők legyenek, akár heteket is javulhat az átfutási ideje egyes folyamatoknak, például azzal, hogy kihagyjuk a felsővezetést a legegyszerűbb, minimális hatással járó és/vagy lényegtelen dolgok jóváhagyásától.

Konklúzió

Érdemes figyelned a munkában felmerülő problémákat, mert ezek gyakran a fenti gyökérokokra vezethetőek vissza. Ezeket érdemes minél előbb kezelni, mert ezek gyakran keserítik meg a folyamat résztvevőinek mindennapjait, így frusztrálttá téve őket.

A napi munka során felmerülő ilyen jellegű problémák pedig céltalan szélmalomharcnak érződnek, amik inkább előbb, mint utóbb arra sarkallják a szenvedőit, hogy új kalandok után nézzenek máshol.

A borítókép forrása: Link

Oszd meg a bejegyzést ismerőseiddel

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Kovács Gergely

Kovács Gergely

Az Office Booster alapítója, megszállott hatékonyság hajszoló, és jelenleg is aktív projektvezető vagyok.
A több, mint 60, multis és internacionális, gyártói környezetben végzett kisebb-nagyobb projektem során azt vettem észre, hogy a dolgozók gyakran túlzottan is leterheltek, ami a cégek céljainak elérését nagyban megnehezíti.
Célom, hogy segtíséget nyújtsak a folyamatok hosszútávú fenntarthatósága és fejlesztése kapcsán, így támogatva a céges célkitűzések elérését, és egy emberibb munkakörnyezet kialakítását.
Mert mindenki megérdemli, hogy szeresse a munkáját!

Olvass tovább