A rossz folyamatok 5 forrása

Share on facebook
Share on linkedin

Korábban már láthattad, hogy milyen előnyekkel járnak a jó folyamatok, és mik a hátrányai a rossz folyamatoknak. De mik is vezetnek ez utóbbiak kialakulásához?

Mik eredményezik, hogy a munkatársak/vevők dolgának megkönnyítésére létrehozott folyamatokat végül teherként élik meg a résztvevői. Van-e egyértelmű gyökere a problémáknak?

Erre nem lehet egyszerűen rámutatni, mivel minden folyamat más és más, de az alábbi felsorolásban biztosan rátalálsz arra (vagy még inkább azokra) a tényezőkre, melyek miatt úgy érzed, hogy egy folyamat lehetne jobb.

1, Feltételezésekbe bocsátkozás

Ha valamit túl nyilvánvalónak gondolunk, akkor nem is nagyon erőltetjük meg magunkat, hogy a dolgok hátterébe nézzünk. Ha valami helyesnek hangzik, akkor gyakran meg sem kérdőjelezzük többé.

Tipikus példa, mikor azt gondolja az ember, hogy a vevőnek egy dolog a fontos: olcsó legyen a termék. Ez inkább egy fontos szempont, de koránt sem az egyetlen.

A vevő ugyanis a lehető legjobb minőséget szeretné elérhető áron, így ha az ár csökkentését a minőség romlásán keresztül érjük el, akkor biztosan nem lesz elégedett a vevő.

Gondolj csak bele: a legtöbbször nem a legolcsóbb fogást választod Te sem egy étlapról, és a legolcsóbb konfigurációval is ritkán távoznak az emberek egy autószalonból.

Persze nem fogsz minden nap homárt vacsorázni, de egy jó ár/érték arányú fogással biztos ki tudsz békülni. Jobb tehát a feltételezéseket elengedni, és belefektetni az extra energiát abba, hogy megértsd az érintettek valódi igényeit.

Így biztosan nem töltesz időt azzal, hogy felesleges dolgokba öld az energiát, és a végső folyamatod a valós célt fogja szolgálni.

2, Nem egyértelműen megfogalmazott cél

Ha nem egyértelműen határozod meg a célt, akkor sajnos az is kiváló táptalaja lehet annak, hogy a folyamat kudarcra legyen ítélve. Éppen ezért igyekezz minél konkrétabban meghatározni a célt, és ne úgy vágj neki egy folyamat kialakításának, hogy „megfelelő szintre” kell eljutni valamivel.

A megfelelősség egy nagyon relatív fogalom, így mindenkinek mást jelent. Ha ezt is meg azt is bele lehet gondolni egy célba, akkor nem lehetsz benne biztos, hogy mindneki azonos cél felé fog húzni. A kétértelműségből fakadó eltérések az utolsó pillanatban előugró igényekben fognak jelentkezni.

Talán nem kell ecsetelnem mennyire nem jó szembesülni azzal, mikor már kéznyújtásnyira tűnik a célvonal, hogy az a bizonyos vonal valójában rajta sem volt azon az úton, amin jártál.

3, Rosszul átadott folyamatok

Lehet akármilyen jó egy folyamat, ha nem tudnak róla az emberek, akkor azok sajnos sosem fognak jól működni.

Nem tartom például jó gyakorlatnak, hogy az új belépőkre gyakran egyetlen hét leforgása alatt dobnak rá minden infót „betanulás” címszóval, ami a munkavégzéséhez szükséges – és persze azt is, ami nem. Mintha egy vödörrel beállítanának valakit egy vízesés alá, hogy fogja fel vele az összes vizet.

Valójában elég kevés fog így a „vödörbe” kerülni a rázúduló információ tömegből, és korántsem biztos, hogy a fontos része marad meg a dolgoknak. Márpedig a folyamatok haladnak tovább anélkül is, hogy az új csapattag felfogná őket.

És ilyenkor lehet új utakat keres a problémájára, holott már rég létezett egy kiváló folyamat, csak hát nem tudott róla, vagy csak egyszerűen nem emlékszik rá. Általában ennek az oka az, hogy nincsen hová visszanyúlniuk az embereknek, hogy jobban feleleveníthessék a folyamatokat.

Az infó pedig elérhető lenne, csak hát nem egyértelmű helyen van, és a doksi nevéből sose jönnél rá, hogy azt kerested, még ha a szemed előtt is van. Ha mázlid van, egy tapasztaltabb munkatárs, aki már végig szenvedte ugyanezt, tud neked segíteni, és elirányít a jó leíráshoz, esetleg átküld egy 4 éves levelet, amiben le van írva minden, amire szükséged lehet. (True story)

4, Rossz folyamatok, amik régen jók voltak

„Ha valami működik, ne javítsd meg!” tartja a régi mondás. Vajon megállja a helyét ez az állítás manapság is?

A vevői igények és elvárások folyamatosan változnak, legyen szó akár külső, akár belső vevőről, és ha versenyben szeretnél maradni, akkor muszáj lesz a folyamataidnak is igazodniuk az új elvárásokhoz. Elkerülhetetlen tehát, hogy hozzányúlj a már bevált folyamataidhoz, és fejlessz rajtuk.

Persze nem szabad napról napra változtatni a dolgokat, hiszen akkor esélyt sem hagyunk arra, hogy valami tapasztalatot szűrjünk le abból, hogy mi működik és mi nem. A tapasztalatokból ugyanis láthatjuk, hogy milyen irányban kell tovább fejleszteni a folyamatot.

Azt is fontos azonban belátni, hogy a versenyen nem csak a versenytársaid, de mindenki más is ott van, akivel kapcsolatban áll a vevőd. Ha például egy másik cég jelentősen leegyszerűsíti az ügyvitelt például az által, hogy bevezet egy telefonos applikációt, hogy azon keresztül tartsa a kapcsolatot a vevőivel, akkor ha a vevőben pozitív élmények kapcsolódnak ezen megoldáshoz, akkor máshol is szeretné ezt megtapasztalni.

Így ha telefonos- vagy webapplikáción keresztül tud ételt rendelni, szállást intézni, stb., akkor előbb utóbb fel fog merülni benne, hogy mennyivel jobb lenne így szolgáltatást, szervízt, árajánlatot, stb. kérni. Aki pedig erre előbb nyújt lehetőséget az egy lépéssel előrébb jár a versenytársaihoz képest.

Érdemes tehát nyitott szemmel járni, és keresni a fejlesztés lehetőségeit, hogy egy lépéssel a versenytársaid előtt járhass.

5, A szupersztár dolgozó

Jellemző jelenség, hogy egyes dolgozók mintha hátukon vinnék az egész osztályt. Ők azok a dolgozók, akik mindenkinél gyorsabban és ügyesebben végzik a dolgukat, és még egy izzadságcsepp sincs eközben a homlokukon.

Jó, ha van egy ilyen ember, akire támaszkodhat a csapat, de az már korántsem jó, ha a folyamatok is ilyen mértékben függenek tőle. Hiszen ő is lebetegedhet, nyugdíjba vonulhat, előléptethetik vagy akár átmehet más cégekhez, és ha nélküle széthullanak a folyamatok, akkor nagyon nehéz helyzetben találhatod magadat.

Az sem feltétlenül jó, ha Te vagy ez a dolgozó, mivel ha senki más nem képes arra, amire Te, akkor megragadhatsz egy adott szinten. Hiszen gondolj csak bele, ki szeretne megválni egy olyan embertől, akinek köszönhetően szárnyal a csapat, minden kitűzött célt elér, ami miatt a főnöködet nem győzik vállon veregetni, hogy micsoda csapata van.

Az elengedésed hatalmas rizikóval jár, mivel nagy űrt hagysz magad mögött.

A folyamatok tehát akkor jók, ha fenntarthatóak, és ezért érdemes tenni.

Hogyan?

1, Egyfelől érdemes lehet keresztfunkcióval bíró embereket képezni házon belül, akik az adott felelősségi körük mellett képesek más területeken is helyt állni. Így megkönnyíted az esetleges dolgozói kieséseket, és egyúttal nagyobb rálátást biztosítasz az embereknek a folyamatokra, így akár új fejlesztési ötleteket is kaphatsz.

2, Legyenek minél jobbak a folyamatleírásaid, hiszen ezek a dolgozók tudását sűrítik egybe. Ezen keresztül ráadásul gyorsabban sajátítható el egy adott folyamat, ami gyors beilleszkedést biztosít az új érintettjének/felelősének.

3, A folyamatokat érdemes folyamatosan fejleszteni. A szupersztár dolgozód energiáinak egy részét érdemes arra fordítani, hogy az általa jól ismert folyamatokban keressen egyszerűsítési, javítási lehetőségeket. Egy jól olajozott, egyszerű folyamatot bárkinek könnyebb átvennie, így kisebb a rizikó, hogy balul sül el valami, ha új emberhez kerül.

Konklúzió

Ahogy tehát láthatod számos oka, és számos következménye lehet annak, ha egy folyamat rossz. Persze mindenre van megoldás, így ha sikerült beazonosítanod a problémát érdemes kijavítani azt.

Még jobb taktika, ha a rossz folyamatokat még kialakulásuk előtt kezeled a fenti tippek alkalmazásával. Számos területen kell azonban ehhez helyt állnunk, és persze ne várjuk el, hogy egyik napról a másikra ez végbe tud menni.

A lényeg a következetesség, és hogy emlékezve a leírtakra elkerüljük a nagyobb baj kialakulását, még mielőtt egyáltalán felütné a fejét.

A borítókép forrása: Link

Oszd meg a bejegyzést ismerőseiddel

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Kovács Gergely

Kovács Gergely

Az Office Booster alapítója, megszállott hatékonyság hajszoló, és jelenleg is aktív projektvezető vagyok.
A több, mint 60, multis és internacionális, gyártói környezetben végzett kisebb-nagyobb projektem során azt vettem észre, hogy a dolgozók gyakran túlzottan is leterheltek, ami a cégek céljainak elérését nagyban megnehezíti.
Célom, hogy segtíséget nyújtsak a folyamatok hosszútávú fenntarthatósága és fejlesztése kapcsán, így támogatva a céges célkitűzések elérését, és egy emberibb munkakörnyezet kialakítását.
Mert mindenki megérdemli, hogy szeresse a munkáját!

Olvass tovább