A jó folyamatok korlátjai

Share on facebook
Share on linkedin

A folyamatokat mindig egy adott cél elérésére hozzák létre, és persze az adott pillanatban a lehető legjobban teljesítik is ezt a célt.

A környezet melyben a folyamat létezik azonban folyamatosan változik, és néha oly mértékben, hogy annak a folyamat már nem tud megfelelni.

A folyamat ekkor képtelenné válik ellátni a célját, szűk keresztmetszetté válik, és minden érintettet elkezd hátráltatni.

Itt az ideje felismerned Neked is ezeket a folymatokat.

Korlátozott kapacitás

Vgeyünk egy egyszerű példát: a napi 10 vevő kiszolgálására felkészített rendszerben lévő dolgozók, napi 20 vevőnél hosszútávon már fáradtabbak, ingerlékenyebek lesznek, és gyakrabban hibáznak. Így a vevők is megérzik a minőség romlását és a hosszú várakozást, ami az ügyfélélmény romlásához vezet.

Be kell látni, hogy a cég növekedése fejlettebb folyamatok szükségességétét hozza magával, főként ha a növekedést hosszútávon fenn szeretnéd tartani. Fontos  azonban kiemelni, hogy a folyamat eredetileg jó volt, de a mivel a körülmények megváltoztak, így a folyamatnak is követni kell azokat, hogy továbbra is megfeleljen az megváltozott igényeknek.

A szükséges vizsgálat során nem szabad elfelejteni, hogy az elérhető technológiák és eszközök korlátozhatják a folyamat fejlesztését, így ezek vizsgálata is szükségessé válhat. Sőt lehet, hogy a lépéseken valójában nem is kell jelentősen változtatni, ha a hozzájuk tartozó eszközök fejlesztésre kerülnek.

A „kitaposott ösvény”

Képzeljünk el egy tehenet, aminek a célja, hogy a legelőre jusson. Ha akadályba ütközik az útja során, például az útra dől egy fa, akkor kerülőt fog keresni, hogy teljesítse az eredeti célját.

Időközben az akadály azonban eltűnhet, amiről a tehén nem fog tudni, így továbbra is a megszokott, hosszabb útvonalon fog közlekedni.

A folyamatoknál kialakításánál gyakran hasonló forgatókönyv játszódik le. Ha sikeresen kielégítünk egy vevői igényt, minden akadályt kikerülve, akkor mindenki boldog. Persze sejthető, hogy nem ez a legjobb megoldás, de a folyamat működik, és akár egyre növekedhet is az igény a szolgáltatásra.

A probléma ott fog kialakulni, hogy ennek a folyamatnak is véges lesz a kapacitása, és az előző pontban említett hátulütőkkel találhatjuk szembe magunkat. Az új utak keresése azonban magában rejti a dolgozóknál hibázás lehetőségét, ami elégedetlen vevőhöz, és egy (vagy több) mérges feletteshez vezethet. Így inkább minden dolgozó marad a jól bevált folyamatnál, és már meg is meg is ágyaztatok annak, hogy a rossz folyamat még jóideig Veletek maradjon.

Ha egy új dolgozó váltja a régit, akkor talán észreveszi, hogy nem ez a legjobb megoldás, de sokszor az a hozzáállása az embereknek, hogy: „A többiek dolgoznak itt régebb óta, biztos tudják mit csinálnak”, vagy csak egyszerűen nem akarnak feltűnősködni.

Persze az is előfordulhat, hogy Te vagy az „első tehén”, és egy problémára gyors megoldást várnak Tőled. Ilyenkor az erőfeszítésed eredménye talán nem tökéletes, de működik – talán túl jól is. A hiba, amit ilyenkor elkövethettek az az, hogy nem szántok időt az erőforrások újratervezésére és a hibák kiküszöbölésére, így nem a folyamat legjobb verziója marad Veletek.

A fenti példából az alábbi tanulságot érdemes leszűrni:

  • A rossz folyamat gyakran nem a rossz tervezés, hanem az új igény eredménye
  • A jó eredmények nem igazolják a folyamat jóságát
  • A működő folyamat nem feltétlenül hatékony is
  • Merj kérdezni egy folyamat megismeréskor. Így jobban megértheted miért alakult ki a folyamat úgy ahogy, és rávilágíthatsz a fejlesztési lehetőségekre is.

Konklúzió

Ahogy a fenti két példa bemutatta, a folyamatok kialakításával nem ér véget a feladatod, hiszen a folyamatoknak mindig az aktuális igényeknek kell megfeleljenek, és egy működő folyamat még nem biztos, hogy jó is.

Te vajon hány kitaposott ösvényen haladsz át nap, mint nap?

A borítókép forrása: Link

Oszd meg a bejegyzést ismerőseiddel

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Kovács Gergely

Kovács Gergely

Az Office Booster alapítója, megszállott hatékonyság hajszoló, és jelenleg is aktív projektvezető vagyok.
A több, mint 60, multis és internacionális, gyártói környezetben végzett kisebb-nagyobb projektem során azt vettem észre, hogy a dolgozók gyakran túlzottan is leterheltek, ami a cégek céljainak elérését nagyban megnehezíti.
Célom, hogy segtíséget nyújtsak a folyamatok hosszútávú fenntarthatósága és fejlesztése kapcsán, így támogatva a céges célkitűzések elérését, és egy emberibb munkakörnyezet kialakítását.
Mert mindenki megérdemli, hogy szeresse a munkáját!

Olvass tovább