5 vs 5 – A virtuális meetingek előnyei és hátrányai

Share on facebook
Share on linkedin

Abraham Lincolnnak van egy híres mondása:

"Nem igazán kedvelem azt az embert. Jobban meg kell őt ismernem."

Nyilván a bejegyzés témáját adó meetingek nem személyek, így a kapcsolatotokról maximum annyi mondható el, hogy érzelmi szinten elég egy oldalú.

A meetingek nem táplálnak irányodban érzéseket, míg a Te meetingekkel kapcsolatos érzéseidre gyakran a „negatív” jelző a legjobb összefoglaló. Ami a legtöbb ember múltbéli tapasztalatait figyelembe véve nem is nagy meglepetés.

Ezeket az érzéseket nem lehet elhesegetni egyik pillanatról a másikra, de most tehetsz egy nagy lépést ahhoz, hogy a jövőt fényesebben lásd, és szövetségest faragj ebből a képzelt ellenségből.

Ismerjük meg tehát jobban a virtuális meetingeket előnyeik és hátrányaik összevetésén keresztül. Ezeket tudatosítva magunkban konkrétan léphetünk fel a hátrányok semlegesítésén és a valódi előnyök kiaknázásának frontján.

Virtuális meetingek hátrányai

1. Programismeretet igényelnek

A 2020-as években a home office nagy mértékű szükségessége miatt a cégek a virtuális meetingek lehetőségét kínáló programok  felé fordultak, és hát volt miből válogatniuk.

Mégis leginkább két program emelkedett ki ezek közül. Az egyik a Zoom, a másik a Microsoft Teams.

Amit fontos leszögezni, hogy a virtuális valós idejű jelenlét biztosítása csupán a Zoom esetén nevezhető elsődleges funkciónak, és bár a Teams is nagyon erős ezen a területen, ennek elsődleges funkciója a közös virtuális munkakörnyezet kialakítása.

A meetingek szempontjából azonban elmondható, hogy gyakran nincsenek tisztában az emberek a programok nyújtotta lehetőségeikkel.

Ha ezeket Te sem ismered, akkor nyilván nem is élhetsz velük, így kevésbé lehetsz hatékony a meeting során a program használatában.

2. Elszámoltathatóság hiánya

Sosem volt még ennyire egyszerű meeting alatt azzal foglalkozni, amivel valójában szeretnél.

Videó ki, mikrofon ki… jelen is vagyok, meg nem is. Ugyan ki, és milyen alapon kérdőjelezheti meg, hogy nem veszel részt a meeting témájának megvitatásásban?

Mikor valaki mással foglalkozik a virtuális meetingjei alatt, akkor könnyen érezheti úgy, mintha a többiek is megfeledkeznének róla, így nyugodtabban foglalkozhat mással. Egészen míg egy kérdést nem kap a többi résztvevőtől, és már csak kapkod a gondolatai után, hogy mire is várnának most választ.

“Megismételnéd a kérdést? Kicsit szakadozott a hang…” – naná!

3. Nehéz moderálás

Ha a meeting résztvevőinek fele valójában mintha ott sem lenne (lásd az előző pontot), aki pedig ott van nem bír leállni a mondanivalójával, akkor erősen megborul az egészséges egyensúly a meeting kommunikációs szintjén.

Akitől a visszajelzést várnánk meg se szólal, más pedig csapong a témák között, de persze semmi köze nincs már az egésznek a meeting témájához.

A legnehezebb helyzete mégis a meeting szervezőjének van, hiszen ezen körülmények dacára is ő felel azért, hogy a meeting elérje a célját.

4. Vizuális jelek hiánya

Mivel a személyes jelenlét, és annak minden természetes velejárója (szemkontaktus, arckifejezések, testbeszéd, mások szándékának érzékelése) hiányzik, így valójában minden résztvevőnek igen nehéz dolga van a meeting során.

A virtuális tér egy nagyon erős szűrőként viselkedik, és szinte semmit nem enged át ezekből, amit pedig át enged, gyakran azzal se megyünk sokra. Hiszen hiába nézünk a kamerába például, önmagától nem fogja tudni senki, hogy kivel is szeretnénk felvenni a szemkontaktust.

5. Emberek "eltűnése" a meetingről

Részben kapcsolódik a második ponthoz ez a jelenség, de mégis kicsit más.

Miről is van szó?

Ha valaki nincs bevonva megfelelően a meeting folyásába, akkor könnyen megfeledkezhetünk a jelenlétéről, és ő ebbe bele is törődik.

Ebben az esetben tehát a résztvevőnek szándékában állt tevékenyen részt venni a meetingen, de azt érzékelte, hogy azt a csoport maga nem igényli, így inkább a háttérbe húzódott, és ott is maradt.

Virtuális meetingek előnyei

1. Együttműködési lehetőségek javulása

Talán emlékszel nagyobb meetingekre, ahol az előadó kicsit bátortalanabbul beszélt, és szinte semmit nem hallottál a mondandójából.

A virtuális meetingeken ilyennel nem igen lesz problémád, hiszen mindenki ugyanazt hallja a másik mondandójából.

A képernyő megosztás esetén hasonló előnyök érvényesülnek. Nem számít mennyire világos a szoba, halvány a kivetítő, rossz a TV betekintési szög tartománya, mi takar be a képbe, stb. A saját monitorán mindenki ugyanolyan jól tudja látni a megosztott információt.

Sőt, akár pár kattintással, már a megosztó kollégsa képernyőjén Te magad mutathatsz rá egy kérdéses pontra, szóbeli magyarázkodás helyett.

2. Költség- és idő megtakarítás

A virtuális meetingek fő előnye, hogy a földrajzi távolságok hátrányát semmissé teszik, valós időben tudunk beszélni a Föld túloldalán lévő partnereikkel, kollégáinkkal is akár az otthom kényelméből.

Persze ezt már a telefonok is biztosították, azonban a virtuális meetingeken az információ áramlásnak egy sokkal magasabb szintje valósul meg.

Láthatjuk egymást, digitális információkat oszthatunk meg egymással, sőt, akár valós időben szerkeszthetjük a megosztott tartalmakat.

Mindez sok céget arra késztetett, hogy átgondolják a startégiájukat az negyed, fél- vagy egész évenkétni találkozókkal kapcsolatban.

Szervezés oldaláról sokkal egyszerűbb egy meetinget virtuálisan összehozni, hiszen itt nem kell az utazással, szállással és ellátással kapcsolatos teendőkre koncentrálni, minden energia a találkozó céljára összpontosulhat.

Sok szempontból persze nagy kihívást jelent egy ilyen virtuális konferencia megszervezése, azonban környezetterhelés, időmegtakarítás és anyagi oldalról vizsgálva adolgot, nagyon megtérül a befektetett energia.

3. Munka-magánélet egyensúly javítása

A munkavállalók 2020-ban és 2021-ben nagyon megszokták, és sokan meg is szerették, hogy otthonukból intézhetik a munkával kapcsolatos teendőiket.

A hibrid munkavégzést ma már nagyon sok cég engedélyezi, hiszen látták, hogy így is jól tud teljesíteni a szervezetük.

Hogy hosszútávon ebből igazi előnyt tudjanak kovácsolni a cégek, fontos, hogy a munkavállalóik hatékonyan tudjanak egymással együtt dolgozni a virtuális térben, így a meetingeken is.

Ha ezen a téren erős vagy, akkor valószínűleg a feletteseid is szívesebben adnak több home-office lehetőséget, hiszen nem romlik egy meeting eredménye attól, hogy távolról veszel részt rajta.

Ha pedig többet maradhatsz otthon, akkor kevesebb időt tölthetsz ingázással, és ezt az időt arra fordíthatod, ami számodra igazán fontos.

4. Kisebb iroda

A második ponthoz hasonlóan egy másik területen is költségeket tudunk megspórolni, ha erősítjük a csapat virtuális együttműködését.

Ha valóban csak azok vannak jelen az irodában, akiknek tényleg szükséges egy adott időben, akkor csökkenthetjük az iroda méretét, hiszen kevesebb helyre lesz szükségetek.

Így természetesen az iroda fenntartásának költségei is csökkenni fognak.

5. Kevesebb zavar a kommunikációban

Az első pont hozománya, hogy jóval nagyobb kontrollunk van a kommunikációs csatornákon, és nagyobb a befogadható információmennyiség is.

Ha valaki halk, egyszerűen felhangosíthatjuk, ha vissza vagy előre szeretnénk ugrani a prezentációban, akár ezt is megtehetjük, ráadásul egy tenyérnyi helyen láthatjuk mindenki arcát, így könnyedén át tudjuk helyezni a figyelmünket egyik emberről a másikra.

Ráadásul a jövőben akár arra is lehetőség nyílhat, hogy hallássérült kollégáink se érezzenek hátrányt, például a meeting automatikus feliratozás funkciójának köszönhetően, melyen a Microsoft jelenleg is dolgozik.

Konklúzió

Természetesen mindenki más-más előnyét és hátrányát látja a dologknak, így bizonyára nem teljes a fenti lista sem, illetve az azokon szereplő pontok is más-más súlyúak mindenkinek.

Ami bizosan állítható, hogy ha a hátrányokkal sikeresen vesszük fel a harcot, akkor az előnyők miatt mindenképp megéri foglalkozni azzal, hogy a virtuális meetingeket eredményesebben vezessük.

Azt azért meg kell jegyezni, hogy a személyes meetingek mindig is sokkal eredményesebbek lesznek a nagy képet tekintve, ugyanis mindamellett, hogy jó eséllyel ugyanolyan eredményre juthatunk ezeken is, mint a virtuális meetingeken, a személyes kapcsolatok itt sokkal jobban tudnak épülni (bár erre a virtuális meetingeknél is van lehetőségünk javítani).

Mivel azonban rengeteg az átfedés a virtuális és a személyes meetingek vezetése között, így az ennek javítása felé tett erőfeszítéseink duplán térülhetnek meg, így mindenképp érdemes foglalkozni a témával.

Oszd meg a bejegyzést ismerőseiddel

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Kovács Gergely

Kovács Gergely

Az Office Booster alapítója, megszállott hatékonyság hajszoló, és jelenleg is aktív projektvezető vagyok.
A több, mint 60, multis és internacionális, gyártói környezetben végzett kisebb-nagyobb projektem során azt vettem észre, hogy a dolgozók gyakran túlzottan is leterheltek, ami a cégek céljainak elérését nagyban megnehezíti.
Célom, hogy segtíséget nyújtsak a folyamatok hosszútávú fenntarthatósága és fejlesztése kapcsán, így támogatva a céges célkitűzések elérését, és egy emberibb munkakörnyezet kialakítását.
Mert mindenki megérdemli, hogy szeresse a munkáját!

Olvass tovább