Mindig a meeting a megoldás?

Share on facebook
Share on linkedin

Legyen szó akár virtuális, akár személyes meetingről, egy dolog biztos. Ha igazából semmi értelme a résztvevők szempontjából a meetingnek, akkor bármit tehetsz, csak veszteséget okozol a cégnek a meeting megtartásával.

Talán Te is sokszor érezted már egy meeting alatt, hogy igazából felesleges volt az egész, nem volt itt olyan sok minderől beszélni, vagy esélytelen volt, hogy döntésre jussatok, hiszen a döntéshozó nem is volt jelen.

Sőt az is előfordulhatott már Veled, hogy ilyenkor még inkább belevetetted magad a meeting témájának a legapróbb részletekeig történő kibontásába, hogy kitöltsd a meeting idejét, és valahogy bizonyítsd a meghívottaknak, hogy igenis fontos volt időt szánniuk Rád.

Van egy rossz hírem! Ezt senki nem veszi be, és ebből így sosem lesz egy eredményes meeting. Mármint ha a meetingjeidről kialakult kép rombolását nem soroljuk az eredmények közé.

Ebben a bejegyzésben ezért inkább olyan alternatívákat és tanácsokat hozok Neked, amik használatáért hálásak lesznek Neked a kollégáid, és mindenkinek időt és energiát spórolhatsz.

1. Meeting alternatíva 1 - Beszélgess a kollégáiddal

Valóban úgy gondolod, hogy az a legegyszerűbb módja az éppen zajló munkák státuszának kiderítésére, hogy bezúdítassz 20 embert egy megbeszélésre?

Garantálom, hogy 5 perc után még az a két ember is, aki az elején figyelt, be fog csatlakozni a többiek mellé, akik már a meetingbe való bejelentkezésük után mással foglalkoztak. Egyszerűen nem érzik senki, hogy fontos tudni a státuszát a többiek feladatának, így inkább dolgozni kezdenek valami sürgős feladaton.

Ha nem igazán fontos, hogy mindenki képben legyen a másik feladataival, akkor érdemesebb lehet felhívnod, ráírnod, vagy akár személyesen felkeresned a kollégádat, és négyszemközt megbeszélni a feladat előrehaladását.

Így biztos lehetsz benne, hogy a figyelme csak a Tiéd, és akár nyíltabban is tudtok beszélgetni a nehézségeiről, mintha az azt okozó személy előtt kéne ezt átbeszélnetek.

Ugyanígy alternatíva lehet egy csoportos chat beszélgetés például gyors információbekérésre, így egy helyen találhatod meg akár később is az információkat.

2. Meeting alternatíva 2 - Írd meg e-mailben a mondandód

Ha olyan témában szeretnél infót adni a kollégáidnak, mely kapcsán nem vársz igazán visszajelzést/kérdést, akkor erre teljesen felesleges meetinget kiírnod.

Egyszerűen összegezd a mondandód egy e-mailben, és küldd ki az érdekelteknek.

Ugyanez igaz akkor is, amikor egy nagyobb terjedelmű dologról vársz visszajelzést.

Legyen az egy dokumentum, prezentáció, marketing szöveg, stb. amit át kell ellenőrízni, ne várd, hogy egy meeting kiírása segíteni fog a céljaid elérésében.

Igaz, hogy így dedikált időt különítessz el mindenki részére, hogy a témával foglalkozzon, azonban nem lesz meg a kellő fókusz egy ilyen meetingen, hogy mindenki kellő figyelemmel legyen minden részletre, hiszen folyamatosan fognak jönni a kérdések, megjegyzések, ötletek stb.

Jobban jársz ezért ez esetben is, ha e-mailben küldöd ki az anyagot és kérsz véleményt. Pluszba nagyobb őszinteségre számíthatsz, ugyanis nem tudják befolyásolni az emberek egymás véleményét, és a visszahúzódóbb emberek is bátrabban ki tudják fejteni a véleményüket.

3. Meeting tipp 1 - Legyen döntéshozó a meetingen!

Viszonylag kevés olyan meeting van, amit nem döntések meghozatalára hívnak össze – minden egyéb esetben érdemes figyelembe venni az előző két pontban leírtakat.

Persze nagyon nehéz döntést hozni döntéshozó nélkül, így Te ügyelj rá, hogy mindig legyen jelen döntéshozó a meetingjeiden. FIGYELEM! Minden vezető döntéshozó lehet, de nem minden döntéshozó vezető. Kövesd a szubszidiaritás elvét, és mindig a legalacsonyabb szinten lévő, de kompetens döntéshozót vond be a döntésbe.

Sajnos vannak, akiket a döntéshozó hiánya sem riaszt vissza a meeting megtartásától. Hiszen mi baj lehet abból, ha gyorsan átfutjuk a témát közösen. Ez leginkább akkor jellemző, ha a meeting előtt nem történt meg a kellő előkészítése a döntésnek, és még itt is infókat szeretne kapni a szervező.

Mivel azonban senki nem rendelkezik a döntéshozó tudásával a jelenlévők közül, így csekély az esély arra, hogy valóban olyan mederben folyjon a beszélgetés, ami előrébb juttatja a dolgokat. És még ha így is történne, a döntéshozó nem lesz tudatában az elhangzottaknak, vagyis az egészet meg kell ismételni.

Tehát mindkét alternatíva nettó veszteség, így ilyenkor érdemesebb a meeting elhalasztása mellett dönteni.

4. Meeting tipp 2 - Spórolj a meetingek költségein!

Kevesen gondolnak rá, és talán Te sem néztél még így a meetingekre, de ezek bizony pénzébe kerülnek a szervezetnek.

Érdemes lehet kiszámolni, hogy hány órát ülsz meetingeken, és az órabéreddel ezt felszorozva, mennyit fizet a cég ezért Neked.

Valóban nem tudná ezt a pénzt jobban felhasználni a cég? Ha hatékonyabbak a meetingjeid, akkor sok időt és pénzt meg tudsz spórolni a cégnek, és gyorsabban tudtok haladni a céljaitok felé.

5. A meetingek mellékhatásai

A meetingek sajnos negatív hatással tudnak lenni olyan területkre is, melyek elsőre nem túl szembeötlőek.

Ilyenek területek a kreativitás, és a hatékonyság.

Persze a meeting ideje alatt ezek nem jelentkeznek, azonban a meetingre nem csak azt az időt szánjuk, amit azon töltünk, hiszen előtte felkészülünk, oda- és vissza sétálunk a meeting helyszínére, esetleg a helyszín rendbetételére, a technika beállítására is időt kell szánnunk.

Persze mindez a meeting eredményessé tételét is szolgálja, de gyakran frusztráltá is teheti az embert, főleg ha alig van egy lélegzetvételnyi szünet két meeting között, és azt érzi, hogy értelmes munkának már nem is tud neki kezdeni a következő meeting kezdetéig.

 

Konklúzió

A meetingek gyakran nem tudják elérni a céljukat, ha felelőtlenül hívjuk őket össze, így érdemes mindig átgondolni, hogy miképpen tudjuk a leghatékonyabban megtartani őket.

Minél hatékonyabbak a meetingjeink, annál sikeresebb lesz a szervezet is, hiszen gyorsabban juthat jobb döntésekre, és mivel kevesebb idő megy el felesleges meetingkre, így több idő jut a feladatok elvégzésére.

A következő bejegyzésekben így rá is térünk arra, hogy miként tarthatsz jobb meetingeket!

Oszd meg a bejegyzést ismerőseiddel

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Kovács Gergely

Kovács Gergely

Az Office Booster alapítója, megszállott hatékonyság hajszoló, és jelenleg is aktív projektvezető vagyok.
A több, mint 60, multis és internacionális, gyártói környezetben végzett kisebb-nagyobb projektem során azt vettem észre, hogy a dolgozók gyakran túlzottan is leterheltek, ami a cégek céljainak elérését nagyban megnehezíti.
Célom, hogy segtíséget nyújtsak a folyamatok hosszútávú fenntarthatósága és fejlesztése kapcsán, így támogatva a céges célkitűzések elérését, és egy emberibb munkakörnyezet kialakítását.
Mert mindenki megérdemli, hogy szeresse a munkáját!

Olvass tovább