A jó meeting alapjai

Share on facebook
Share on linkedin

A meeting sikere nagy részben az azt vezető személyen múlik.

Ez nem azt jelenti, hogy a résztvevők már nem is kellenek a sikerhez, de a meeting szervezése során már olyan döntések születhetnek, előkészületek történhetnek, melyek befolyásolják a meeting hatékonyságot, és amibe a résztvevőknek gyakran nincs beleszólása.

Vegyük most ezeket sorra, hogy sikerrel vethesd be őket a meetingeid eredményessé tételére.

1. Helyes platform megválasztása

A virtuális térre korlátozva vizsgálatunkat három lehetőség adódik: virtuális meeting számítógépekről, telefonkonferencia, illetve a kettő hibridje.

A telefonkonferenciák inkább régen élték világukat, de talán most is fel-fel ütik a fejüket valahol egy-egy szervezetben.

Ezek legnagyobb hártránya, hogy az információ áramlásának egyedüli csatornája a hang, vagyis minden információt szóban kell átadni, ami igencsak körülményessé teszi a meeting folyamatát. Alapvetően kimondható, hogy nagyon elhaladt már az idő ezen fajta csoportos kommunikáció felett, így érdemes ezt elkerülni, és csak végszükség esetén használni.

A számítógép segítségével zajló virtuális meetingek egy teljesen új szintet jelentenek a közös munkában, hiszen számos olyan extra funkciót kínálnak, melyek nagyban segítik a témák közös feldolgozását, eredmények prezentálását, így segítve a döntéshozatalt is.

Mivel egy virtuális meetingen nem csak audio, de vizuális ingerek is érnek minket, így a bevonódás mértéke is sokkal nagyobb, mint a telefonos konferenciáé, ráadásul kevésbé is fárasztó, mivel jó eséllyel kevesebbet kell kombinálnia és megjegyeznie az agyunknak, mintha mindent szóban hallanánk, és így kéne összeraknunk a nagy képet.

Persze vannak esetek, amikor egyszerűen nincs más lehetősége az embernek, mint telefonon becsatlakozni a meetingre. Erre mindig érdemes lehetőséget biztosítani, hiszen például egy internetszolgáltatás leállása esetén nincs más lehetősége a résztvevő becsatlakozásának, vagy akár úton kell lennie valamerre, így például csak a kocsiból tud bejelentkezni telefonon keresztül.

Utóbbi esetben azonban érdemes átgondolni, hogy mennyire érdemes egy megosztott figyelemmel rendelkező emberrel meetinget tartani. Ez a személy nem fog 100%-ban a vezetésre koncentrálni, így veszélyeztetjük testi épségét, illetve a meeting témájára sem tud 100%-ban figyelni, így nagyon nehézkes lesz a haladás.

Talán Te is úgy gondolod, hogy feketeöves multi-tasking nagymester vagy, így más miért ne lehetne. Sajnos ki kell ábrándítsalak, mivel valójában az agyunk képtelen a multitaskingra, ráadásul elég sok kutatás/cikk szól már ellene, hogy ezt el is hidd végre.

Lehetőség szerint érdemes tehát a meeting elhalasztása mellett döntened, hogy egy későbbi időpontban mindenki osztatlan figyelmét élvezhesd.

Ha a körülmények nem engedik a halasztást, akkor viszont tegyél meg mindent, hogy a lehető legjobban fel tudjanak készülni az emberek a meetingre.

Küldd ki az összes, a meetingen bemutatni tervezett anyagot, így átnézhetik őket, előre feljegyezhetik a megjegyzéseiket, és előttük lehetnek az anyagok a meeting időtartama alatt, ami például egy repülőtéren várakozó, telefonról becsatlakozó embert sokkal eredményesebb résztvevővé tud tenni.

2. Legyen célja a meetingednek

Az egyik legkisebb erőbefektetés mellett a legtöbb eredményt kínáló lépés, amit tehetsz az eredményes meetingekért az az, ha a lehető legpontosabban meghatározod a meeting célját, és ezt közlöd is a résztvevőkkel már a meeting meghívójában.

A cél ismeretében több folyamat is elindulhat a résztvevők fejében már a meeting előtt.

Egyfelől még ha külön nem is kérted – mert például nem is gondoltad relevánsnak, vagy csak egyszerűen nem volt információd valamiről -, olyan információkat is előkészítenek/beszereznek a meetingre, ami gyorsabb továbbhaladásra ad lehetőséget, vagy segít az optimális döntés meghozatalában.

Másfelől magában mindenki átértékelheti, hogy valóban van e értelme a meetingen való megjelenésének. Meetingekre senki sem hobbiból jár, így érdemes arra buzdítani a kollégákat, hogy ha számukra nem releváns a téma, mást kéne helyettük meghívni a meetingre, esetleg plusz személyeket is érdemes lenne bevonni, akkor azt jelezzék a szervezőnek.

Így sokkal nagyobb az esély, hogy a megfelelő személyek vesznek majd részt a meetingen, ezért a várt eredmény is könnyebben elérhető, továbbá senkinek nem rabolod az idejét.

3. Meetingelj a kulcsemberekkel

Ha egy témát elég mélyen kezdesz vizsgálni, viszonylag kevés idő után rájöhetsz, hogy szinte mindenki minden témához kapcsolódik.

Ez azonban nem jogosít fel Téged arra, hogy mindenkit be is hívj a meetingekre.

Minél több emberrel tartod ugyanis a megbeszélést, annál nagyobb energiát fog igényelni a meeting mederben tartása, ráadásul mindenki véleményét meghallgatni is igencsak sok idő, és nem is biztos, hogy érdemes.

“Azt mondod csak a vezetőkkel tartsak meetinget?” Nem, egyáltalán nem. Sőt! Gyakran a vezetők nincsenek is tisztában azokkal a részletekkel, amik a meeting tárgyában relevánsak.

Érdemes tehát átgondolnod, hogy kik alkotják azt a legszűkebb kört, akik saját területükről rendelkeznek annyi tudással, ami elég a téma megvitatásához, és csak ezeknek az embereknek küldd ki a meeting meghívót.

Az sem baj, ha nem tiszta teljesen, hogy kik ezek a kulcsemberek, mivel ha a meeting célja világos (lásd előző pont), akkor jó eséllyel szólni fognak, ha valakit hiányolnak a meeting meghívottjai közül.

Döntéshozatali céllal összehívott meetingen viszont kényesen ügyelj rá, hogy a döntéshozó a meghívottak között legyen!

4. Hagyj esélyt a felkészülésre

Senki nem szereti, mikor úgy kap meghívót egy meetingre, hogy 10 perc múlva már jelen is kell lennie rajta.

A téma megbeszélésének sürgőssége már alapvetően valami bajra enged következtetni, és persze ez az érzés gyakran helytálló is.

Vannak helyzetek, mikor az ilyen esetek elkerülhetetlenek, általában azonban érdemes legalább egy nappal a meeting előtt kiküldeni a meghívót. Persze minél hamarabb kerül kiküldésre annál, jobb, hiszen a résztvevők így nagyobb esélllyel találják meg az időt a felkészülésre.

A meghívó megkapásának pillantától áll ugyanis mindenki rendelkezésére az az információ, hogy milyen céllal ültök össze, és esetlegesen milyen előkészületeket szeretnél kérni a résztvevőktől a meeting időpontjáig.

Minél több időt hagysz tehát erre, annál nagyobb eséllyel tudják az extra feladatokat bezsúfolni munkájuk mellé, így megfelelően előkészített információkkal vághattok bele a meetingbe.

5. Bundázd meg a meetinget

Jártál már úgy, hogy a meetingen derült ki, hogy nem tudtál egy döntésről, ami kapcsolódik a témátokhoz, így borult a meeting teljes anyaga, és esélytelenné vált, hogy eredményre jussatok?

Nagyobb lélegzetvételű döntés előtt mindig érdemes előzetesen beszélgetni a résztvevőkkel, és kikérni a véleményüket meeting témájáról, esetleg magáról a prezentációról.

Így könnyen elkerülhetőek a politikai aknamezők, jó tanácsokkal láthatnak el, illetve a kifogásokat, problémákat előre kezelni tudod, és megoldási javaslatokat tudsz rájuk felállítani.

Mindez személyenként akár 5-10 percbe is beleférhet, így nagyon tudom ajánlani, hogy szánd rá erre ezt az időt, hiszen ez többszörösen megtérül számodra, és elkerülheted, hogy egy kényes helyzetben találd magad akár a teljes vezetőség előtt.

Ráadásul ha a részvevőknek ismerős a téma, és nem a meetingen találkoznak vele először, illetve látják, hogy a javaslataikat beépítve, a félelmeikre megoldást találva kerül tálalásra a téma, akkor a támogatásukra is egész biztosan számíthatsz.

Oszd meg a bejegyzést ismerőseiddel

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Kovács Gergely

Kovács Gergely

Az Office Booster alapítója, megszállott hatékonyság hajszoló, és jelenleg is aktív projektvezető vagyok.
A több, mint 60, multis és internacionális, gyártói környezetben végzett kisebb-nagyobb projektem során azt vettem észre, hogy a dolgozók gyakran túlzottan is leterheltek, ami a cégek céljainak elérését nagyban megnehezíti.
Célom, hogy segtíséget nyújtsak a folyamatok hosszútávú fenntarthatósága és fejlesztése kapcsán, így támogatva a céges célkitűzések elérését, és egy emberibb munkakörnyezet kialakítását.
Mert mindenki megérdemli, hogy szeresse a munkáját!

Olvass tovább