A meetingek és az idő kapcsolata

Share on facebook
Share on linkedin

A legtöbben ha meghallják a “meeting” szót, azonnal az idő horizontján kezdik el boncolgatni.

Előtte azon töprengünk miért az utolsó pillatban írták ki. Meeting közben azon, hogy már megint időcsapdába kerültünk. Utána pedig azon, hogy mennyi időt vesztegettünk el értelmetlenül.

Ezek az érzések nem alaptalanok, de épp ezen gyengeségek ismeretében tehetsz Te is azért, hogy a kollégáid ne osszák ezeket az érzéseket más sorstársaikkal ellentétben.

1. A meeting hossza

30 percnél rövidebb meetingen viszonylag kevesen jártak még. De vajon milyen egyetemes szabály mondja azt, hogy ennek így is kell lennie?

Elgondolkodtál már azon, hogy valóban szükséges e ennyi idő a témák átbeszélésére?

Legtöbbször ez a 30 perces időtartam onnan ered, hogy a programoknak (Outlook, Calendar, Thunderbird, …) ez az alap időegysége a meetingre, és csak ezek többszörseivel számol a meeting lehetséges időtartamaként. Mi pedig mintha nem lenne választásunk fogadjuk el ezt megfelelő időnek legyen szó kb. bármilyen témáról.

Persze senki nem lát a jövőbe, így korábbi tapasztalataid is nagyban befolyásolhatnak, hogy mit látsz elégséges időnek egy-egy téma átbeszélésére. Nem szabad azonban elfelejtened, hogy nem abból kéne kiindulni, hogy a nem hatékony meetingek meddig tartanak.

A legnagyobb csapda, hogy ha van időd kevésbé hatékonynak lenni, akkor ezt könnyen meg is teszed. Érdemes épp ezért kicsit időnyomás alá tenni magad. Rövidítsd le a meetingjeidet, és igyekezz is beleférni az időkeretbe. Így jobban felfigyelhetsz arra, hogy milyen elemek miatt húzódik el a meeting, és így a következő alkalommal elébe is mehetsz ezeknek.

Tapasztalataim szerint 30 perc bőven elég a legtöbb témára, ha sikerül mindenkinek felkészülnie, és valóban hatékony tud lenni a meeting. Épp ezért én 25 perces meetingeket írok ki, de van példa 10-15 perces meetingekre is.

A rövidebb meeting időkkel egyúttal azt is éreztetheted a kollégákkal, hogy gyors meetinget szeretnél, ami őket is megnyugtatja, hogy nem akarod az idejüket rabolni, másfelől ez nagyobb felkészültséget és fegyelmet fog igényelni mindenki oldaláról, ha az időkeretet be is akarjátok tartani.

2, Készíts ütemtervet a meetingedhez

Ha nem csak egy téma átbeszélésére írod ki a meetinget, érdemes ütemtervet készítened, és a meghívóval együtt küldd is ki ezt.

Fontos szempont, hogy 2-3 témánál többet ne akarj belezsúfolni a meeting idejébe, mert egyszerűen vagy a meeting lesz túl hosszú, vagy az idő lesz túl rövid az egyes témák érdemleges megbeszélésére.

A témákat érdemes úgy feldarabolnod, hogy 10-15 perces blokkokba férjenek bele, így jobb lesz a meeting dinamikája, és a résztvevőknek sem lesz idejük unatkozni a témák viszonylag gyors váltakozása miatt. És természetesen a téma időben való behatárolása szintén segíteni fogja, hogy hatékonyabbak legyetek a megvitatásában.

Az időkeretet érdemes konkrétan meghatározni az egyes témákhoz, pl.: 9:00-9:15, ami a moderálást is megkönnyíti.

Mind a felkészülésben, mind a fókusz megtartásában szintén sokat segíthet egy kis módosítás az ütemterved nyelvezetében is.

Gyakran csak címszavakban szokták leírni, hogy milyen témákat kell érinteni, azonban hogy milyen nézőpontból és milyen várt eredménnyel, az szinte mindig csak a meetingen derül ki. Mondanom sem kell mennyire eredményesen tud felkészülni valaki egy adott pont megvitatására, ha csak homályos elképzelése van arról, hogy miről is kéne beszélnie.

Érdemes tehát minél konkrétabban és tömören leírnod, hogy milyen eredményt szeretnél elérni az adott ütemterv pontban. Például ne csak azt írd le, hogy “XYZ-projekt” vagy “XYZ-projekt átbeszélése”, hanem inkább azt, hogy “XYZ-projekt feladatlistájának frissítése, feladatok státuszának aktualizálása“.

3, Hagyd futni a résztvevőket

Nagyobb témáknál természetes, hogy nagyon sok ember érintett bennük. Érdemes azonban átgondolni, hogy a témát érintő kisebb témák között van e valódi kapcsolódási pont.

Ha nincs, akkor felesleges minden érintettet elejétől a végéig ott tartani egy meetingen, mivel számukra nem lesz érdekes a téma.

Ha tudod, ezért érdemes úgy ütemezned a meetinget, hogy az egyes részterületeket érintő témák tömbösítve legyenek, így valóban csak a szükséges időt töltik a meetingen a résztvevők.

Az ütemterv alapján, így tájékoztathatod az embereket, hogy mikortól meddig számítasz a jelenlétükre. Érdemes kicsivel a témájuk előtt kérni a kapcsolódásukat a meetinghez, hogy ne csak beessenek a meetingre, illetve ha esetleg hamarabb végeztek egy témával, akkor sem esik ki idő, míg a következő téma résztvevői nek becsatlakozására vártok.

Érdemes szóban is jelezni a résztvevőknek, ha a téma melynek megvitatásához szükséges volt a jelenlétük lezárásra került. Így tudatosíthatod Bennük, hogy ha más teendőikkel szeretnének foglalkozni, akkor szabadon távozhatnak a meetingről.

+1 Ne az utolsó pillanatban írd ki a meetinget

A témát az előző bejegyzésben boncolgattam amit ITT találsz.

A meetingek idejének beállítása Microsoft 365 Outlook-on belül

1, A programba lépve a “Fájl” fülön válasszuk a “Beállítások” parancsot.
2, Váltsunk a bal oldali menüben a “Naptár” beállítások beállítására.
3, A “Naptár beállításai” alatt pipáljuk ki a “Találkozók és értekezletek lerövidítése” opciót.
4, Az újonnan elérhető beállításoknál határozzuk meg, hogy hány perccel szeretnénk rövidíteni a meeetingeket.

Oszd meg a bejegyzést ismerőseiddel

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Kovács Gergely

Kovács Gergely

Az Office Booster alapítója, megszállott hatékonyság hajszoló, és jelenleg is aktív projektvezető vagyok.
A több, mint 60, multis és internacionális, gyártói környezetben végzett kisebb-nagyobb projektem során azt vettem észre, hogy a dolgozók gyakran túlzottan is leterheltek, ami a cégek céljainak elérését nagyban megnehezíti.
Célom, hogy segtíséget nyújtsak a folyamatok hosszútávú fenntarthatósága és fejlesztése kapcsán, így támogatva a céges célkitűzések elérését, és egy emberibb munkakörnyezet kialakítását.
Mert mindenki megérdemli, hogy szeresse a munkáját!

Olvass tovább