A virtuális meeting elvárásainak tisztázása

Share on facebook
Share on linkedin

Ha szeretnénk, hogy eredményes legyen a virtuális meetingünk, még előtte érdemes tisztázni elvárásainkat a résztvevők felé.

Ezt megtehetjük a meghívó kiküldésekor, de akár a meeting elején is tisztázhatod az elvárásokat.

Lássuk most mik ezek az egyszerű lépések, melyek megtétele segíteni fog Titeket a meeting sikeressé tételében.

1. Mindenki kapcsolja be a mikrofonját

Sokan hozzá vannak szokva ahhoz, hogy a meeting elején beköszönnek, majd utána rögtön le is némítják a mikrofonjukat, mondván majd mikor lesz mondanivalóm visszakapcsolom.

Ez azonban egy rossz gyakorlat, ami érdemes változattni. De nézzük meg mi az eredete ennek.

Egyfelől a meetinget tartó emberek ezt gyakran kérik, hiszen nem szeretnék, hogy egy háttérből jövő zaj megzavarja a meetinget. Ha Te tartod a meetinget, ebbe mindenképp van beleszólásod, így javaslom, hogy épp az ellenkezőjét tedd.

Biztos jártál már Te is úgy ugyanis, hogy egy meeting folyamán szerettél volna közbeszúrni egy gondolatot, de a kikapcsolt mikrofon miatt nem hallotta senki, csak azt vetted észre, hogy mintha minden menne tovább zavartalanul. Ekkor kapcsolsz csak, hogy mi a hiba, de innen jellemzően két eset van:

  • Az egyik, hogy gyorsan bekapcsolod a mikrofont, és még röviden visszatérést kérsz az előző gondolatmenetre, hogy kifejthesd a véleményed. Ezzel egyfelől valamilyen szinten megtöröd a meeting dinamikáját, másfelől a mikrofon bekapcsolására koncentrálsz, és nem figyelsz a meeting folyására. Ha szerencséd van nem maradtál le semmiről, vagy megismétlik amiről szó volt.
  • A másik eset, hogy inkább megtartod magadnak a gondolatod, mert már nem akarod megzavarni a meeting folyását. Ez sajnos a jellemzőbb, és a rosszabb eset is, hiszen az általad birtokolt információ fontos lehet mind a meeting iránya, mind az eredménye szempontjából.

Másfelől akár Te magad is úgy érzheted, hogy nincs kontrollod a környezetedből beszűrődő hangok felett – mivel például épp egy open office-ból kapcsolódtál be a meetingbe – , így jobb ha lenémítod a mikrofont.

Valószínű joggal érzed így, de épp ezért érdemes megfelelő helyszínt találnod a meetingre való bekapocslódásra, ahogy erről már korábban beszéltünk.

Vannak persze olyan helyzetek, amikor elkerüllhetetlen, hogy kikapcsolt mikrofonnal kapcsolódj be a meetingbe, például, ha állandó nagy zaj van a hátterünkben, vagy többen kapcsolódunk be egy helyszínről, így interferenciát okoznának a mikrofonok.

Minden más esetben azonban a kikapcsolt mikrofonok csak hátráltatják a meeting folyását, és rontják az eredményét, így érdemes ezt a gyakorlatot kivezetned a saját virtuális meetingjeidről.

2. Mindenki kapcsolja be a kameráját

Például mert segít észrevenni, ha valaki kikapcsolt mikrofon előtt mondja a mondandóját 🙂

Mindemellett nem számíthatsz valódi jelenlétre a meeting részvevőitől kikapcsolt kamerák mellett, hiszen ez lehetőséget ad számukra, hogy mással foglalkozzanak a meeting ideje alatt.

Mindemellett fontos szerepet jtszik avideó kép a jobb kommunikáció megalapozásában, hiszen a gesztusok,a testbeszéd megjelenésével árnyalódik a mondandója minden szereplőnek, így kevesebb félreértés adódik. 

Természetesen a személyes kapcsolódás sem tud kialakulni kikapcsolt kamerák mellett, hiszen egy monogramnak vagy egy névnek beszélni közel sem ugyanaz, mintha szemtől szemben látjuk az illetőt akivel megvitatjuk a témát.

3. Valódi jelenlét elvárása a meetingen

“Bocs, mi volt a kérdés?” – gondolom ismerősen hangzik a mondat.

Persze lehet, hogy gyenge a résztvevő internetkapcsolata, így valóban nem hallotta az elhangzottakat, de gyakoribb, hogy épp mással foglalkozott, így csak akkor kapcsolt át a figyelme a meetingre, amikor a nevét hallotta a kérdés végén. Ennek a konkrét helyzetnek az elkerülésére hamarosan adok is egy tippet.

Addig is azonban érdemes leszögezni az elvárást a résztvevők felé, miszerint a meeting alatt ne foglalkozzanak mással, mint a meeting témája.

A meetingnél csak a meeting megismétlésének a gondolata riasztóbb sokak számára, amit így azonban belebegtethetünk, mint lehetséges következménye annak, ha a meeting nem éri el a várt eredményt, pl. azért mert a résztvevők multitaskingolnak a meeting témájának megvitatása helyett.

+1 Tarts létszámellenőrzést

Ha nincs ott minden kulcsfigura a meetingen, akkor a legtöbb esetben nincs is értelme az egésznek.

Ha tartassz attól, hogy valami közbejöhet az egyes kollégáknak, és hiányukban nem tudna eredményre jutni a meeting, akkor érdemes a meeting előtt nem sokkal érdeklődni, hogy tudnak ejönni a meetingre. Ez helyzettől függően történhet személyesen, chat-en, de akár telefonon is.

Ha az adott szereplő nem fog tudni jeln lennia meetingen, akkor érdemes mérlegelnia teljes meeting lefújását, hiszen ha már eredményre nem fogtok tudni jutni, akkor mi értelme az egésznek. Ne rabold a többiek idejét feleslegesen.

Ha Te magad résztvevőként veszel részta meetingen, akkor mihelyst úgy látod, hogy nem fogsz tudni részt venni a meetingen, érdemes jelezned a meeting szervezőjének a távolmaradásod. Ilyenkor ugyanis lehet még pár infót tudsz adni a szervezőnek, amivel hiányodban is tudnak tovább haladi bizonyos témákban, ami nagy segítséget jelenthet a többi részvevőnek.

Oszd meg a bejegyzést ismerőseiddel

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Kovács Gergely

Kovács Gergely

Az Office Booster alapítója, megszállott hatékonyság hajszoló, és jelenleg is aktív projektvezető vagyok.
A több, mint 60, multis és internacionális, gyártói környezetben végzett kisebb-nagyobb projektem során azt vettem észre, hogy a dolgozók gyakran túlzottan is leterheltek, ami a cégek céljainak elérését nagyban megnehezíti.
Célom, hogy segtíséget nyújtsak a folyamatok hosszútávú fenntarthatósága és fejlesztése kapcsán, így támogatva a céges célkitűzések elérését, és egy emberibb munkakörnyezet kialakítását.
Mert mindenki megérdemli, hogy szeresse a munkáját!

Olvass tovább