Résztvevőként a meetingen

Share on facebook
Share on linkedin

Egészen eddig arról beszéltünk, hogy a meeting vezetőjeként miként tudod ereményessé tenni a meetingjeidet.

Akkor ez azt jelentené, hogy elég lenne csak a meeting vezetőjének erőfeszítése, hogy a meeting hozza a várt eredményeket? Természetesen nem.

Hiszen a meeting nem arról szól, hogy az azt vezető személy a többiek előtt bizonyítja rátermettségét… hacsak nem arról szól a meeting, hogy valaki közönséget kíván szerezni a nagy monológjához.

A meeting attól válik sikeressé, hogy a rajta résztvevő minden személy tesz is ezért, és így a résztvevők felelősségge ugyanakkor, mint a szervezőé.

Nézzük most meg tehát, hogy ha a résztvevői oldalra ülsz be egy meetingre, akkor mit tehetsz azért, hogy elérhessétek a meeting célját.

1. Ismerkedj meg a virtuális meetingnek helyt adó programmal

Ha van egy bevált szoftveretek a virtuális meetingekre, akkor annak legtöbb képességével valószínűleg már tisztában vagy.

Nem szabad azonban lebecsülni, hogy ezen programok fejlődésének üteme mekkora. Ezek ugyanis szinte havonta kapnak új funkciókat, melyekkel jó ha tisztában vagy. Így mind résztvevőként, mind a meeting vezetőjeként hatékonyabban tudtok részt venni a meetingen.

Ha vannak külsős vevőitek/partnereitek, akkor azonban gyakran nem hagyatkozhatsz erre a tudásra, mivel esetleg más programban találhatod magad.

Természetesen ezek a meetingek nem arról akarnak szólni, hogy megtanítsanak a szoftver használatára, így érdemes előre felkészülni, és nem azzal benyomást gyakorolni a résztvevőkre, hogy milyen gyorsan találod fel magad az új környezetben.

Mivel a meghívóból általában egyből kiderül, hogy milyen szoftverkörnyezteben fog zajlani a beszélgetés, érdemes előre megismerkedned vele. Teheted ezt akár úgy is, hogy egy tutorialt nézel meg a témában, de jobb, ha előre letöltöd a programot, és gyakorolsz egy kicsit egy másik kolléga segítségével.

Ha új szoftver kerül bevezetésre, és van lehetőségetek, akkor érdemes a csapatnak együtt tesztelnie, így közösen tapasztalhatjátok ki a programot.

2. Válaszd ki a legjobb helyszínt a becsatlakozásra

Amikor csak teheted, vonulj el egy olyan helyszínre, ahol a legjobban tudod uralni a környezetet.

Tapasztalataim szerint sokan csatlakoznak be a meetingekbe open office-okból, ami az egyik legrosszabb döntés. Itt ugyanis nem védheted ki, sőt nem is várhatod el a környezetdtől, hogy figyelembe vegyék, hogy meetinged van. Épp ezért beszélgetni, nevetgélni fognak, járnak-kelnek a hátad mögött, ott hagyják a telefonjaikat az asztalon, amit valakik nagyon kitartóan fognak csörgetni és valahogy még a billentyűzet gombjait is hangosabban fogják ütni az irodában lévők.

Érdemes tehát egy külön szobába vonulnod, akár egyedül, akár többed magaddal, ahol minimálisra tudod csökkenteni a zavaró körülményeket.

Ha már megvan a helyszín, akkor érdemes előzetesen meggyőződni, hogy a Wifi (vagy térerő) jelerőssége megfelelő, és ha a helyzet úgy hozza, akkor van lehetőséged gyorsan töltőre dugnod az eszközöd/eszközeid.

3. Ne hagyd magad megzavarni

Ha már sikerült elvonulnod, akkor tettél egy nagy lépést egy viszonylag zavartalan meetinghez. Sajnos azonban nem minden tényezőt tudsz csupán ennyivel kizárni.

A technikai eszközeid amilyen hasznosak tudnak lenni, épp annyira tudják elvonni a figyelmedet szinte bármiről, ami alól persze a meeting sem kivétel. Érdemes tehát az értésítéseket kikapcsolni, repülő módra rakni, de legalább lenémítani őket. A legjobb, ha kéztávolságon kívülre kerülnek, így egy unalmasabb pillanatban sem fogsz utánuk nyúlni pótcselekvésként.

Ha otthonról csatlakozol be, akkor mérd fel előre, hogy mik azok a tényezők, amik megzavarhatnak a meeting közben. Pont mostanában fog érkezni a bevásárlás, gyerekek, házikedvenc, villanyóra olvasás? Ha teheted kérj meg valakit, hogy kezelje ezeket a helyzeteket, így nem kell aggódnod, hogy a meeting felénél szavatkoznod kell a többi résztvevő előtt.

4. Készülj fel a meetingre

A legjobb, amit résztvevőként tehetsz egy meeting sikeréért, ha felkészülten érkezel.

A legtöbb meeting kapcsán ez minimális időt vesz igénybe, és nagyban hozzájárul ahhoz, hogy rövidebb idő alatt beszéljétek át a témákat.

A meeting előtt fusd át az agendát, a mellékelt prezentációkat, adatokat, és írd fel magadnak a kérdéseid, hogy ne a meeting közben kelljen azon törnöd a fejed, hogy “mi is volt az a fontos dolog, amit annyira meg akartam tudni a témához kötődően?”

Ha úgy adódik, hogy valamilyen információt meg szeretnél/kell mutatni a meeting során, akkor érdemes a fájlokat, képeket, videót, stb. előkészítened a meeting előtt, így nem a meeting alatt fogod a többiek idejét rabolni a keresgéléssel.

5. Kamera, mint kommunikációs eszköz

Tudom, ez már a 159. hely, ahol ezt olvasod, de igenis fontos tudatosítani: kapcsold be a kamerát a meeting alatt.

Teljesen személytelenné tud ugyanis tenni mindenféle megbeszélést, ha monogrammok felvillanó jelei beszélgetnek egymással. Arról nem is beszélve, hogy mennyi információt elvesztünk azáltal, hogy nem látjuk a másik arcát, testbeszédét, így akár könnyen félre is érthetjük egymás szándékát.

Te ne kockáztass tehát, és inkább maradj a kamera bekapcsolása mellett.

Ha még mindig előtted áll ezen lépés megtétele, akkor javaslom, hogy itt is kérd egy kollégád segítségét, hogy beszélgessetek bekapcsolt kamerák mellett, így  könnyebben megszokod ezt a helyzetet. Ha már kevésbé feszéjez a kamera, akkor a meetingeken is könnyebben fogod magad rávenni a bekapcsolására.

Ha otthonról kapcsolódsz be, és nem szeretnéd beengedni az embereket ennyire az életedbe, akkor elég lehet, ha háttérelmosási effekteket használsz. Bár rengeteg egyéb virtuális háttér is elérhető a programokban, ezeket nem javaslom használni munkaügyek megbeszélésekor, mert inkább fognak az emberek a háttérben megbújó Csillagkapura koncentrálni, mint Rád.

Persze virtuális háttér nélkül is könnyen megoldható a helyzet, elég egy szimpla falat keresned háttérnek, ami vallljuk be, senki számára nem túl izgalmas, így csak Rád fognak figyelni. Kerülendő hátterek a modellgyűjtemények, alkohollal teli konyhaszekrények (üres üvegek főleg), könyvespolcok. Ezek nem hogy a profizmusod látszatát nem erősítik, de indokolatlan vagy nagyon is indokolt kérdésekhez vezetnek, amik egész biztos nem fognak kötődni a meeting témájához.

A kamera képe szintén sokat számít. Persze nem kell profi operatőri szintre jutnod, de jó ha a minimális elvárható szintet tudni hozod. Ehhez a lenti videó ábrái is segítségedre lesznek.

Amit fontos megjegyezni, hogy minél közelebb vagy a kamerához, annál inkább tudnak kötődni hozzád az emberek, ami igencsak jól jöhet, ha szeretnél valakire pozitív benyomást gyakorolni.

Ha már sikerült a hátteret megválasztani és a kamerát is beállítani, akkor már nincs más dolgod, mint ügyelni arra, hogy a kamerába beszélj. Ezt nem könnyű elsajátítani, mert ösztönösen a másik ember arcát nézzük a képernyőnkön. Épp ezért ha sikerül elsajátítanod ezta készséget, ki fogsz tűnni a többiek közül, mivel Te leszel az egyetlen, aki próbál szemkontaktust tartani a többiekkel a beszélgetés alatt.

6. Hozd fel a nehéz témákat is

Ez nem csak virtuális meetingekre, de a személyes meetingekre is igaz.

Mégis gyakran fordul meg a fejekben, hogy mivel (általában kikapcsolt kamera mellett) valószínű úgy sem veszik észre rajtad, hogy valamin megakadtál, így inkább fel sem hozod az olyan témákat, amikről igenis fontos lenne beszélni.

Sokszor tapasztaltam, hogy a virtuális meeting után “felállva az asztal mellől” kapok hívást résztvevőktől, és kerülnek elő olyan témák, melyeket érdemes lett volna megbeszélni a meetingen, valamiért mégsem kerültek elő. Ha egyáltalán ez megtörténik.

Merthogy sajnos sokan úgy gondolkodnak, hogy jobb lenne ezt személyesen megbeszélni inkább.

Ezzel azonban csak azt érjük el, hogy a téma talán csak akkor bukkan majd fel, mikor már késő, és a korrigálás sokkal nagyobb erőfeszítésbe kerül.

Mejük tehát bátran behozni ezeket a témákat is, így segtíve a csapat együttműködését.

Konklúzió

Ahogy látjuk tehát számos területen segíthetjük a meeting jobb menetének kialakítását résztvevőként is.

Érdemes ezekkel a pontokkal foglalkozni, mivel nem csak a meeting szervezőjét segítjük ezzel, hanem minden más résztvevőt is.

Oszd meg a bejegyzést ismerőseiddel

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Kovács Gergely

Kovács Gergely

Az Office Booster alapítója, megszállott hatékonyság hajszoló, és jelenleg is aktív projektvezető vagyok.
A több, mint 60, multis és internacionális, gyártói környezetben végzett kisebb-nagyobb projektem során azt vettem észre, hogy a dolgozók gyakran túlzottan is leterheltek, ami a cégek céljainak elérését nagyban megnehezíti.
Célom, hogy segtíséget nyújtsak a folyamatok hosszútávú fenntarthatósága és fejlesztése kapcsán, így támogatva a céges célkitűzések elérését, és egy emberibb munkakörnyezet kialakítását.
Mert mindenki megérdemli, hogy szeresse a munkáját!

Olvass tovább