Virtuális meetingek facilitálása

Share on facebook
Share on linkedin

Ahogy azt már beszéltük korábban a virtuális meetingek egyik legnagyobb hátulütője, hogy a vizuális jeleket a virtuális tér nagyban megszűri, így egy jóval nehezebb műfajjá teszi ezt a személyes meetingekhez képest sok szempontból.

Itt jöhet képbe a virtuális meeting facilitálása, mint lehetséges eszköz több interakció elérésére a meetingen, így megkönnyítve az eredmény elérését.

Hogy pontosan milyen eszközök állnak rendelkezésünkre az interakciók számának megnövelésére, abban az alábbi bejegyzés nyújthat segtíséget.

1. Hozzászólások számának növelése

A személyes meetingeken még akár a perifériás látásunkba eső apró mozdulatok vagy kis hangok is elegek lehetnek arra, hogy észleljük, az egyik résztvevő hozzá szeretne szólni a témához. Mivel jó esetben beszélgetés kialakítása volt a célod a meeting témáját illetően, így ilyenkor természetesen célszerű lehetőséget is adni a hozzászólásra.

Virtuális térben azonban nagyon nem egyszerű ezt észrevenni, így fotnos, hogy erre alternatív lehetőséget találj.

A legtöbb programban elérhető jelentkezés mód az egyik alternatíva, melyet megnyomva jelezheti a résztvevő a hozzászólási szándékát.

Van azonban egy egyszerűbb módszer is, ahol nem kell arra várnia az embereknek, hogy szót adjanak neki: egyszerűen tarts egy hosszabb szünetet a mondandód végén.

llyenkor észlelni fogják a résztvevők, hogy most a megszakításod nélkül tudnak közbeszólni a témához, így szívesebben fognak hozzászólni.

Ha ez mégsem vezetne eredményre, akár Te magad is kezdeményezhetsz, és kikérheted a véleményét egy konkrét személynek. Fontos, hogy ne mindkeihez szólj egyszerre, mert az gyakran nem fog eredményre vezetni, azonban ha valakit konkrétan megkérdezel a véleményéről, az sokat segíthet, hogy érdemi hozzászólást kapj a témához.

Ha vezetőként a saját véleményed csak a többi résztvevő után fejted ki, akkor szintén több hozzászóláshoz juthatsz. Ennek oka, hogy sokan nem szeretnek ellent mondani a vezetőjük véleményének, így inkább mellé állnak, akkor is ha nem értenek vele teljesen egyet. De ha nincs mihez viszonyítania saját ötletüket, véleményüket, akkor valóban a saját véleményüket hallhatod.

És ez gyakran akár sokkal jobb is lehet, mint a Te eredeti elképzelésed.

Sőt, még ha a Te ötleted jobb is, de a másik is hasonlóan jó eredménnyel kecsegetet, akkor sem érdemes utóbbit lesöpörni az asztalról, mivel – akár tetszik, akár nem – a kollégáid sokkal szívesebben fognak a saját ötletükön dolgozni, mint a Tiéden.

2. A hatékony kérdésfelvetés

Kérdéseink fontosak a témák továbbgördítésében, ezért fontos, hogy úgy tegyük fel őket, hogy az egyértelműen segtíse a meeting haladását.

Az egyik gyakori hiba amit elkövetünk, hogy a kérdést nem, vagy a csak a teljes kérdés kimondása után címezzük meg valaki felé.

Ha nem célozzuk senkinek a kérdést, akkor gyakran az emberek kivárnak, és reménykednek, hogy más majd válaszol helyettük.

Ha pedig csak a kérdés végére tesszük oda, hogy kinek címezzüka kérdést, akkor előfordulhat, hogy az illető már csak akkor kezd el figyelni, mikor meghallja a nevét.

Ezt azonban az előnyünkre fordíthatva egy nagyon egyszerű módszert kapunk ahhoz, hogy hatékonyan kérdezzünk.

A trükk csupán ennyi: célozzuk meg a kérdést annak, akitől a választ várjuk, még annak feltevése előtt. Ez egyszerűen annyit jelet, hogy a személy nevével, vagy az éritett csoport megemlítésével kezdjük a mondandónk, és mikor már ránk figyelnek, folytatjuk a kérdéssela mondandónk. (példákat lásd a lenti videóban)

3. Visszajelző körök beiktatása

Az egyik legjobb módja a visszajelzések gyűjtésére, ha visszajelző köröket is beiktatunk a témák megbeszélésébe.

Kérdezzük meg a résztvevőket, hogy eszükbe jutott e esetleg olyan kérdés, amire jó lenne választ kapni a továbbhaladás előtt.

Jó alkalom ez annak kiderítésésre is, hogy az eddig elhangzottak világosak e mindneki számára, sikerült e összekapcsolni az egyes pontokat, ami alapján például megszületett a döntés.

Ha ugyanis ez nem világos mindenki számára, akkor az sem biztos, hogy értik, milyen megfontolások állnak a hozzá kapcoslódó feladatok végrehajtásának hátterében, így akár az is előforduéhat, hogy azok rosszul kerülnek elvégzésre.

4. Szerepek a meetingen

Mivel minden ember szociális lény, és akaratlanul is másokhoz képest határozza meg a szerepét bizonyos szituációkban, így érdemes előre tisztázni, hogy kitől mit várunk el a meeting alatt.

Ezt a meghívóba is érdemes belevenni, így például mindenki számára világossá válik, hogy kitől számítunk információkra egy adott téma kapcsán, kinek kell döntést hoznia az egyes pontok lezárásánál, és kitől várunk stratégiát vagy erőforrás delegálást az ezekből kigördülő feladatok elvégzése kapcsán.

Amit mindenképp el kell kerülni, hogy a résztvevők a tétlen nézelődő szerepét vegyék fel a meeting során, és csak végighallgassák a többiek beszélgetését érdemi részvétel helyett.

5. Az 5 perces szabály

A meeting folyamán aktívan tenned kell azért, hogy a résztvevők ne csússzanak vissza egy megfigyelői szerepkörbe, ami azonban nem egyszerű feladat.

A felnőtt agy csak nagyon rövid ideig képes a figyelem megtartására, így alegjobb az volna, ha nem telne el úgy 5 perc, hogy nem állítod valamilyen feladat elé a résztvevőket. Ez persze rengeteg előkészületet igényel, ami hatalmas feladat lenne még egy rövidebb meeting esetén is.

Ettől függetlenül érdemes alkalmanként olyna feladatot adni a résztvevőknek, mellyel újra be tudjuk vonzani a figyelmüket a megbeszélésbe.

Ilyen lehet, ha például egy listát éíptünk a lehetséges megoldásokról, és minden egyes pontnál más foglalja össze az elhangzottakat, majd a végén egy szavazást indítunk a legjobban támogatott ötlet meghatározására.

Így végig érdemi lesz a részvétel, és arra ösztönözzük a résztvevőket, hogy aktívan figyeljenek az elhangzottakra, hiszen lehet nekik kell majd azokat összefoglalni. A közös szavazással pedig egész biztosan megismerjük mindenki véleményét.

+1 Jelölj ki egy facilitátort

Ha be tudsz vonni egy facilitátort a meetingre, az nagyban megkönnyíti a saját dolgod.

Ilyenkor a facilitátor kezelheti a szavazásokat, ügyel, hogy mindenki kifejtse a véleményét, segít az időkeret betartásában, de akár a platformmal kapcsolatos kérdéseket is meg tudja válaszolni a háttérben, így nem kell eltérnie emiatt beszélgetés témájának.

Oszd meg a bejegyzést ismerőseiddel

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Kovács Gergely

Kovács Gergely

Az Office Booster alapítója, megszállott hatékonyság hajszoló, és jelenleg is aktív projektvezető vagyok.
A több, mint 60, multis és internacionális, gyártói környezetben végzett kisebb-nagyobb projektem során azt vettem észre, hogy a dolgozók gyakran túlzottan is leterheltek, ami a cégek céljainak elérését nagyban megnehezíti.
Célom, hogy segtíséget nyújtsak a folyamatok hosszútávú fenntarthatósága és fejlesztése kapcsán, így támogatva a céges célkitűzések elérését, és egy emberibb munkakörnyezet kialakítását.
Mert mindenki megérdemli, hogy szeresse a munkáját!

Olvass tovább