Virtuális meetingek moderálása

Share on facebook
Share on linkedin

A meetingek alatt számos kihívással szembesülhetsz, kezdve attól, hogy állandóan eltértek a tárgytól, egészen addig, hogy valaki nagymonológokat tart.

Ha ezeket a kihívást jelentő helyzeteket nem kezeled megfelelően, akkor csekély az esély arra, hogy a meeting elérje a célját.

Ha azonban sikerül úrrá lenned a helyzeten, akkor a meeting eredménye még az eredeti elképzeléseidet is felül múlhatja.

Vegyük most sorra mik a leggyakoribb csapdák, és hogyan tudsz a leggyorsabban kiszabadulni ezekből, hogy újra lendületbe hozd a meetingedet.

1. Maradjatok a megbeszélés témájánál

Az egyik leggyakoribb hiba, amivel szembesülhetsz, hogy valaki eltér a meeting tárgyától, vagy bár a témával kapcsolatban folytatja a beszélgetést, de szükségtelen részletekbe megy bele. Nem könnyű azonban ezt észre venni, hiszen látszólag továbbra is a témával kapcsolatban folyik a beszélgetés.

A kérdés amit fel kell tenned magadnak, hogy az adott téma mennyire segít Titeket a meeting céljának elérésben. A legtöbb ember örömmel fogad minden információt, ami segít meghozni egy döntést, azonban ha a legapróbb részletekig lemegy a téma, akkor nagyon gyorsan eljuttok oda, hogy nincs meg minden kellő információ egy jó döntés meghozatalához.

Talán sejted, hogy soha nem is lesz. Épp ezért arra kell fókuszálnotok, ami felett kontrollotok van, és nem megpróbálni kitalálni a jövőt. Egyéb iránt a döntés jósága rendkívül szubjektív, az adott pillanatban nem is lehet megállapítani. Épp ezért egy gyors döntés, kevésbé jó döntés, gyakran jobb, mint egy késlekedve meghozott jó döntés. 

Ehhez passzoló tipikus helyzet, mikor minden eshetőségre megfelelő folyamatot, forgatókönyvet, döntést, stb. szeretnének az emberek, így egymás után dobálják be a lehetséges problémákat.

Témától és rendelkezésre álló időtől függően ezeket a helyzeteket érdemes úgy kezelned, hogy a legnagyobb rizikót adó területekre fókuszálva hoztok döntést, vagy alakítatok ki folyamatot. Ha 80-90%-ban már lefedi a folyamat a lehetséges kockázatokat, és mellette teljesíti az elvárásokat, akkor az éppen elég.

A maradék helyzet bekövetkezésének ugyanis nagyon csekély az esélye, és ha be is következik, és előzetesen jól osztályoztátok a rizikókat, akkor nem jelent nagy gondot a megoldása.

Ha tehát észleled, hogy a meeting kezd eltérni a tárgytól, akkor akár a fent leírtakra is hivatkozva továbbhaladást kérhetsz a témában, de akár az idő szűkére is felhívhatod a figyelmet az agendára való hivatkozással. Juttasd a résztvevők tudtára, hogy a következő témát hamarosan kezdenetek kell, és még meg kell állapodnotok a témát illetően a döntésről/feladatokról/felelősökről/stb., amire szintén szükséges időt szánnotok.

2. Mindenki szóljon hozzá a témához

Korábban már beszéltünk a kollektív intelligencia kapcsán arról, hogy miért fontos, hogy jól együttműködjenek a meeting résztvevői. Ahogy arról is, hogy ennek kulcstényezője a résztvevők közötti kommunikáció.

A meetingek alatt épp emiatt fontos, hogy mindenkinek lehetőséget adj a véleményének a kifejtésére, és ehhez nem szabad hagyni, hogy egyes résztvevők leuralják a beszélgetést. Ha úgy érzed, nem elég lényegre törő a kolléga, vagy már túlzottan is eltért a tárgytól, akkor akár összegezzük Te magad a mondandóját 1-2 mondatban, majd kérdezd meg akár konkrétan valakitől, hogy neki mi a véleménye erről, vagy általánosságban a témáról.

Pl.: “Ne haragudj, hogy a szavadba vágok, de akkor ha összegezhetem az elhangzottakat 1-2 mondatban, akkor a véleményed az, hogy …[rövid összegzés]… Anna, Neked mi a véleményed erről?”

Fontos, hogy egy konkrét személynek add tovább a szót, majd járj el ugyanígy az ő véleménykifejtése után, így mindenkit bekapcsolhatsz a beszélgetésbe.

Ez nem garancia arra, hogy meg is ismered az adott résztvevő véleményét, de a lehetőség már adott a számára, és konkrétan kérik, akkor bátrabban mondja el azt.

 

3. Ne akard feltétlenül egyedül moderálni a beszélgetést

Nem lehetsz minden terület szakértője. Épp ezért nehéz sokszor megállapítani, hogy a beszélgetés eltért e a témától.

Azonban szerencsédre a terület szakértőivel ülsz a megbeszélésen – ha jó embereket hívtál meg a meetingre -, így nem is kell szakértőnek lenned.

Egyszerűen kérd meg az embereket, hogy segítsenek mederben tartani a beszélgetést, hogy hatékony tudjon maradni a meeting.

Ez nem fog egyik pillanatról megtörténni, de ha elégszer jó példával jársz előttük, és folyamatosan megerősíted, hogy számítassz a támogatásukra ezen a téren, akkor sokat ettél a helyzet javításáért.

Ahogy a lenti videóban is megemlítem, ha magasabb pozícióban lévő emberek is jelen vannak ilyen meetingen, az némiképp nehezíti a dolgokat.

A magasabb pozícióban lévő emberek tapasztalataim szerint jóval lényegre törőbbek, így viszonylag kevésbé érintettek ebben a problémában, de vannak esetek. A probléma ilyenkor, hogy az alá-felé rendeltségi helyzet miatt sokan nem merik szóvá tenni, hogy eltértetek a tárgytól.

Hasonló esetekre felkészülve érdemes előre tisztázni, hogy alternatív lehetőségként ilyenkor Neked, mint a meeting szervezőjének is írhatnak a kollégák, vagy akát a facilitátornak, így Ti vehetitek kézbe a meeting visszaterelését a normál medrébe.

4. Használd a parkoló technikát

Még ha nem is kötődik a meeting tárgyához szorosan, sokszor azok a témák, melyekre átterelődik a beszélgetés, fontosak lehetnek más szempontokból.

Hogy ne csak elhesegesd ezeket a témákat, és esetleg emiatt ne merjék felhozni ezeket a résztvevők a meetingeken, érdemes ezeket egy ún. parkolóba raknod.

Semmi komoly rendszerre nem kell gondolni, egyszerűen a meeting jegyzetei után, mellett, stb. írjuk fel ezeket a témákat, majd haladjunk tovább a megbeszéléssel. Így a résztvevők láthatják, hogy a téma még az “asztalon” maradt, de megértik, hogy a jelen meeting céljához ez nem kötődik szorosan, így nem tudtok most azonnal foglalkozni vele.

Ha a meeting elérte a célját, akkor mindenképp térjetek vissza a parkolóban hagyott témákra, és állapodjatok meg, hogy mi a teendő ezekkel kapcsolatban. Össze a megvitatásukra hívni egy újabb meetinget, vagy ott helyben át tudjátok beszélni őket? Esetleg csak egy olyan téma, amiről a következő meetingen valakinek röviden be kéne számolnia?

Fontos, hogy ne hagyd lógva ezeket a témákat, hiszen nem véletlenül kerültek képbe, és hatással lehetnek a témátokra.

Oszd meg a bejegyzést ismerőseiddel

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Kovács Gergely

Kovács Gergely

Az Office Booster alapítója, megszállott hatékonyság hajszoló, és jelenleg is aktív projektvezető vagyok.
A több, mint 60, multis és internacionális, gyártói környezetben végzett kisebb-nagyobb projektem során azt vettem észre, hogy a dolgozók gyakran túlzottan is leterheltek, ami a cégek céljainak elérését nagyban megnehezíti.
Célom, hogy segtíséget nyújtsak a folyamatok hosszútávú fenntarthatósága és fejlesztése kapcsán, így támogatva a céges célkitűzések elérését, és egy emberibb munkakörnyezet kialakítását.
Mert mindenki megérdemli, hogy szeresse a munkáját!

Olvass tovább