Aktív részvétel növelése a meetingen

Share on facebook
Share on linkedin

A meetinged a legminőségibb eredményt úgy érheti el, ha minden résztvevő végig figyelemmel kíséri a meetinget és az álláspontjukat is megismered.

Egyik sem egy könnyű feladat, de a résztvevők interkativitásának növelésére sok lehetőséged van a virtuális meetingeken, melyekből összegyűtöttem Neked párat.

1. Jelezd előre, hogy várod a hozzászólásokat

Már a meetign előtt úgy drótozhatod az agyakat, hogy hozzászólásra sarkald őket.

Ha már az agendában is úgy fogalmazzunk, hogy “Át kell beszélni a témát”, “Szeretném a véleményeteket hallani”, “Információmegosztást kérnék a témáról”, stb., akkor a résztvevők tudják, hogy ez nem csak egy előadás lesz, és számíthatnak kérdésekre a témával kapocslatban.

Így természetesen figyelni is fognak, és elkezdik magukban kialakítani a véleményüket, amire ha rákérdezel el is tudnak mondani.

2. Készítsd fel a résztvevőt előre

A másik lehetőség, ha konkrétan vaalkinek avéleméynére vagy kíváncsi, hogy mielőtt belevágtok a következő témába, küldön felhívod a figyelmét az illetőnek, hogy szeretnéd kikérni a véleményét a hamarosan elhangzó dolgokról. 

A résztvevő így egész biztosan végig követni fogja a témát, és számíthatsz a hozzászólására is, nem csak a téma végén, de már akár közben is.

3. Vizualizáld a témát

Minden megbeszélésen lehet mit vizualizálni. Vizualizálhatod az összegyűjtött információkat, az elképzeléseket, vagy akár egy komplett folyamatot.

Ez mindnekinek segtíség, hiszen a közös megegyezésen kialakult ábrák nem engedik, hogy mindenkinek más-más kép alakuljon ki a fejében egy adot témát illetően, és így persze az agyak sem azzal lesznek elfoglalva, hogy fejben tartsanak és összekombináljanak minden elhangzott információt, vagyis mindneki jobban tud fókuszálni a témára.

Ehhez az egyik legjobb eszköz a virtuális térben elérhető digitális tábla. Ha ez valamiért nem elérhető, akkor egy paint és egy képernyő megosztás is megteszi.

Érdemes felmérni a lehetőségeket az általunk használt platformon, és elsajátítani a használatát, hiszen ez rendkívül hasznos eszköz lehet szinte az össze meetingen.

4. Használd a kézfelemelés funkciót

A kézfelemelés funkció is ott van minden virtuális meeting platformon, mégis gyakran elhanyagoljuk ennek a használatát.

Pedig ez egy sokoldalú eszköz lehet, amit résztvevőként a hozzászólási szándék jelzésére, a meeting vezetőjeként pedig rögtönzött felmérésre lehet használni, pl. “Ki ért egyet az elhagzottakkal?”

Ez utóbbi különösen hasznos lehet, hiszen ezzel újra be lehet vonni a résztvevőket a meeting folyásába, így ismét aktív résztvevőjévé válnak.

5. Barátunk a chat

A chatet legtöbbször a meeting elején használjuk, “hallassz?”, vagy mikor valami információt szeretnénk gyorsan megosztani (pl. kollégák neve, elérhetősége, cikkszámok, színkódodk, stb.), pedig meeting közben más szempontból is nagyon hasznos tud lenni, főleg ha sok a résztvevő a meetingen.

A chattel ugyanis mások megszakítása nélük tehetőek fel kérdések, vagy szólhatnak hozzá a témához, fejthetik ki a véleményünket a résztvevők.

Ez egy olyan környezetben, ahol különösen nehéz jól időzíteni egy témához való hozzászólást, különösen jól jöhet, ha úgy tudod kifejteni a véleményed, hogy azzal nem zavarod meg a meeting folyását.

6. Szavazások és kérdőívek

Ez egyfajta hozzászólási lehetőségként funkcionál, ráadásul konkrétabb és gyorsabb, mintha mindenkit egyesével hallgatnátok meg. A gyorsaság egyértelmű előny, de mit is értek a konkrétság alatt?

Az embereknek a kérdőívekben adott válaszlehetőségek mentén kell döntést hozni, hogy mi igazodik a legjobban a saját álláspontjához. Ez persze senkinek sem újdonság, de fontos megérteni az előnyét. Ha kérdőívre adott válasszal ad visszajelzést valaki, akkor nem tud félreérthetően fogalmazni az illető, és nehezebb féleérteni is a kérdést, mivel a konkrét válaszehetőségek is láthatóak, így könnyen kontextusba helyezhető maga kérdés.

Visszahúzódó résztvevők esetén is  ez az egyik legjobb mód, hogy kikérd a véleményüket.

Persze hátrányai is akadnak ennek a módszernek. Nem látod feltétlenül például, hogy ki mire szavazott, így súlyponti témák lezárására nem igen használhatod, hiszen a vezérigazgató és egy friss kolléga szavazata nem ugyanolyan súllyal fog számítani.

Másik hátránya, hogy nem biztos, hogy a résztvevők véleménye mindig egyezik a válaszlehetőségekkel, így érdemes lehet az “Egyéb” opció használata, ahol különvéleményt fogalmazhatnak meg.

Ha van hely, ahol azonban a szavazás kifejezetten hasznos eszköz a megértés felmérésre, vagy beszélgetésindítónak azok a tréningek, így itt bátran használjuk őket.

Érdemes már rögtön a meeting/tréning elején használni őket, így gyorsan bevonódnak a résztvevők a meetingbe, és az aktív részvétel elvárása is gyorsan megfogalmazódik bennük.

7. Az egyik legerősebb funkció: a képernyőmegosztás

A képernyőmegosztás ha jól használjuk, akkor a legerőssebb tényező lehet egy virtuális meeting sikerében.

A virtuális tábláról már beszéltünk, de ennél itt messzebb megyünk. Sokszor beszélgethetsz ugyanis a virtuális meetingjeiden olyan digitális reprezentálásáról a dolgoknak (műszaki rajzok, kivitelezési tervek, nyomtatványok tervei, stb.), amikről ha csak szóban lenne lehetőséged beszélni, nagyon nehéz dolgod lenne.

A képernyőmegosztással azonban úgy beszélhetsz ezekről, mintha egymás mellett ülnétek a résztvevőkkel, így segítve a közös megértését a témának.

Az irányítás átadásával ráadásul a többi résztvevő konkrétan rá is tud mutatni olyan pontokra a dokumentumon, melyhez megjegyzést szeretne fűzni, és így sokkal hatékonyabb tud lenni a kommunikáció, és eredményesebb a meeting.

8. A kétélű fegyver: prezentáció

Egy jól előkészített prezentáció nagyban képes segíteni a meetinget, azonban gyakran találkozhatunk végtelenné nyúló prezentációkkal, amik lényegében átveszik a főszerepet a meetingen.

Fontos megérteni, hogy a prezentációka meetinget csak támogatják, senki nem azért jött, hogy végignézze a diákat, és meghallgassa, hogy valaki felolvassa őket. Ezekről a legrosszabb egyetemi előadások juthatnak mindenki eszébe, és ez beláthatod nem szerencsés.

A prezntációkat tehát csak arra használd, hogy azok összegezzék a főbb pontokat, illetve beszédes grafikonokkal, képekkel támogassák a jobb megértést. Vagyis legyen rövid, lényegretörő. Ha egyéb infomrációk is szükségesek a téma mélyebb megértéhez, akkor inkább csatold ezeket némi magyarázattal a meghívóba, így ha számukra szükséges, jobban el tudnak merülni ezekben a résztvevők.

Amikor azonban csak lehet, kapcsold ki a prezentálást, és a többiekkel együtt beszéljetek a témáról, hogy a meeting valóban a résztvevőkről szóljon, ne egy közös diavetítésről.

Oszd meg a bejegyzést ismerőseiddel

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Kovács Gergely

Kovács Gergely

Az Office Booster alapítója, megszállott hatékonyság hajszoló, és jelenleg is aktív projektvezető vagyok.
A több, mint 60, multis és internacionális, gyártói környezetben végzett kisebb-nagyobb projektem során azt vettem észre, hogy a dolgozók gyakran túlzottan is leterheltek, ami a cégek céljainak elérését nagyban megnehezíti.
Célom, hogy segtíséget nyújtsak a folyamatok hosszútávú fenntarthatósága és fejlesztése kapcsán, így támogatva a céges célkitűzések elérését, és egy emberibb munkakörnyezet kialakítását.
Mert mindenki megérdemli, hogy szeresse a munkáját!

Olvass tovább