Meetingek zárása

Share on facebook
Share on linkedin

Hányszor végződött már úgy meetinged, hogy érezted mennyi mindenről beszéltetek, de igazából valahogy nem volt kerek az egész, mintha csak abbahagytátok volna, de nem igazán fejeztétek be az egészet?

A hiányérzetet az eredmény hiánya okozza, vagyis az, hogy nem határoztátok meg a következő lépéseket, csupán körbejártatok egy témát.

A meetingek zárását tehát fontos a helyén kezelni, hiszen e nélkül nem volt értelme az egésznek.

Beszéljünk most pár fontos dologról, ami segíteni fog Neked ebben!

1. Készíts akciótervet

Egy akciótervnél kevés egyszerűbb dolog létezik, mégis gyakran elhanyagoljuk. Pedig csak a “Ki?”, “Mit?”, “Mikor?” kérdésekre kell választ adnunk.

De hol lehet elszúrni még ezt az egyszerűnek tűnő dolgot is?

Kezdjük a “Mit?” kérdésnél, vagyis hogy milyen feladatokat kell elvégzeni.

Mivel a beszélgetés során határozzuk meg erre a kérdésre a választ, így fontos észben tartani, hogy nem mindenki rendelkezik ugyanakkora tudással egyes témákról, és nem látja át az összes folyamatot a cégen belül. Éppen ezért aki összegzi ezeket a feladatokat, nem árt, ha ezt jól láthatóan teszi, így ha valamit félreért, és emiatt nem a megfelelő feladatleírás kerül rögzítésre, úgy a többi résztvevőnek lehetősége van ezt jelezni.

A feladatok összegzésére a legjobb időpont az egyes témák zárása, így biztosan nem fog kimaradni egyetlen feladat. Ha csak a meeting végén csináljátok meg ugyanis a tervet, akkor sajnos benne van a pakliban, hogy 1-1 feladat kimarad, ami kellemetlen meglepetéseket tud okozni.

A következő kérdés a “Ki?”, vagyis ki lesz a felelőse a feladatnak?

Itt a legfontosabb, hogy mindig csak egyetlen felelőse legyen a feladatnak. Ha ugyanis több embert írsz be a feladathoz, akkor számíthatsz rá, hogy mindenki a másikra fog gondolni a feladat felelőseként. Persze ha szeretnénk konkretizálni, hogy kikre van bízva a feladat, akkor ezt megteheted, de mindenképp jelölj ki egy felelőst, aki behajtja a feladat végrehajtását a többi kollégán. Felelős ugyanis nem csak a feladat végrehajtója lehet, de Ő fog felelni azért, hogy a feladat elvégzésre kerüljön.

Végül a “Mikor?” kérdést is járjuk körbe, vagyis hogy mikorra kell elkészülni a feladattal?

Erre nincs egyszerű válasz, de azt tanácsolom, hogy a feladatok határideje ne legyen távolabb egy hétnél. Ha ennyi időbe nem fér bele a feladat, akkor valószínű nem bontottátok fel eléggé részleteire a nagy egészet. Nem egy hét alatt épül meg egy ház sem, de attól még a vágyott végcél lehet ez. Heti szinten azonban nincs értelme kérdezgetni, hogy kész van e már a ház, hiszen sosem fogod tudni hol jártok a folyamatban. Bontsátok részleteire (alapozás, anyagrendelés, falak felépítése, stb.) így látjátok hétről hétre a haladást, és az esetleges elmaradásokat.

Ha persze gyakoribb, pl. napi meetingetek van egy témában, akkor érdemes egy nap alatt elvégezhető feladatokat meghatározni. Legyen akármilyen gyakran a meeting, a lényeg, hogy a következő találkozásotokkor mindenki be tudjon számolni a haladásáról.

2. Akcióterv véglegesítése és megosztása

Fontos, hogy a meeting végéig az összes kérdésre adjatok választ, addig ne engedd el a résztvevőket míg közösen meg nem állapodtatok ezekről.

Természetesen a feladatokat meg is kell osztani a résztvevőkkel, amire ma már számos lehetőség van.

A hagyományos módszer az, hogy egy e-mailben küldöd ki a pontokat a résztvevőknek. Ha rajzoltatok is valamit a megértést könnyítendő, akkor érdemes erről képeket csinálni, és mellékelni a levélhez ezeket, így minden egy helyen lesz megtalálható.

Ha egy hálózaton lévő pl. Excel-fájlba írjátok a feladatokat, akkor ennek a linkjét is mindenképp küldd ki a résztvevőknek, és győződj meg róla, hogy mindenkinek van hozzáférése a fájlhoz.

Ami talán ma már népszerűbb, hogy valamilyen projekt menedzsment eszközt fogtok be a feladataitok követésére, pl. a Microsoft Plannert, Trellot, stb. Ide ráadásul a kapcsolódó fájlokat is feltölthetitek az adott feladatokhoz, így nem az e-mailből kell kibogarászni, hogy melyik melléklet tartozik egy adott feladathoz.

Természetesen, ha ezeket a feladatokat nem követitek nyomon, akkor könnyen feledésbe merülhetnek, így érdemes a következő meetinget a feladatok áttekintésével kezdenetek, így az elakadásokra is már a meeting elején fény derül, vagyis akár közösen kereshettek ezekre megoldást.

3. A meeting befejezése

A meeting előre meghatározott vége egy olyan cél, amin érdemes nem túllógni.

Viszont semmiképp nem jelenti azt, hogy ennek kéne a meeting egyetlen lehetséges végpontjának lennie.

A fő cél, hogy meeting hozza az elvárt eredményt, és ha ez az eredeti időkereten belül nem sikerül, akkor ha már közel jártok a célhoz, érdemes rászánni még azt az 5-10 percet, hogy el is jussatok oda. Ha egy újabb meetingre toljuk a döntést, akkor ismét mindenkinek fel kell zárkóznia a témához, ami igaz gyorsabb lehet mint az előző meetingen, de mégis sok idő fog elmenni vele.

Ellenkező esetben, vagyis ha valóban hatékonyak voltatok, akkor pedig ne hozakodjatok elő újabb témákkal csak hogy kitöltsétek az időt, hanem zárjátok le a meetinget, így mindenkinek extra ideje marad a napi feladataira. Ha mégis úgy látod, hogy ez jó alkalom egy másik téma megbeszélésre, akkor előbb mindenképp közösen állapodjatok meg róla, hogy mindenkinek van ideje egy újabb témára.

4. A meeting fejlesztése

Ha igazán szeretnéd, hogy egyre jobbak legyenek a meetingjeid, akkor adj lehetőséget a résztvevőknek a visszajelzésre.

Maguktól ritkán fognak a kollégák építő javaslatokkal bombázni, de ha ösztönzöd őket, akkor gondolkodni fognak róla, hogy mivel lehetnének hatékonyabbak a meetingjeitek. Ezt persze leginkább a rendszeres meetingeken tudod kihasználni, ott viszont nagyon érdemes, hiszen ugyanazt a hibát újra és újra átélni nagyon fárasztó, így rövid időn belül frusztrálttá teszi a résztvevőket.

Érdemes tehát rákérdezni, hogy min szeretnének változtatni, mit kéne elhagyni, milyen új elemet vagy témát kéne behozni a meetingre?

Mivel minden csapat más és más emberekből tevődik össze, így ez egy jó módja a közös meeting kultúra gyorsabb kialakítására.

5. Köszönd meg a részvételt

Az utolsó tanácsom, hogy a meeting végén mindenkinek köszönd meg a részvételét, még akkor is ha nem feltétlenül úgy alakultak a dolgok, mint ahogy vártad volna.

Ez a legkevesebb. amit tehetsz annak kifejezésére, hogy Rád és az általad felhozott témára időt és energiát szántak, ráadásul mindenképp segít pozitív benyomást kialakítani a meetingjeidről.

És most én is szeretném megköszönni, hogy Velem tartottál a jobb meetingek felé vezető úton. Remélem sikerült pár hasznos tanácsot kapnod, amivel még sikeresebb meetingeket tudsz majd vezetni!

Oszd meg a bejegyzést ismerőseiddel

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Kovács Gergely

Kovács Gergely

Az Office Booster alapítója, megszállott hatékonyság hajszoló, és jelenleg is aktív projektvezető vagyok.
A több, mint 60, multis és internacionális, gyártói környezetben végzett kisebb-nagyobb projektem során azt vettem észre, hogy a dolgozók gyakran túlzottan is leterheltek, ami a cégek céljainak elérését nagyban megnehezíti.
Célom, hogy segtíséget nyújtsak a folyamatok hosszútávú fenntarthatósága és fejlesztése kapcsán, így támogatva a céges célkitűzések elérését, és egy emberibb munkakörnyezet kialakítását.
Mert mindenki megérdemli, hogy szeresse a munkáját!

Olvass tovább